Olá, vamos conversar sobre melhorar os processos, é comum ao iniciarmos um trabalho de automação de processos nos depararmos com as chamadas “melhorias ou incrementos” de processos. Via de regra na realidade os processos atuais não são documentados com precisão, fato este que gera uma percepção de que não funcionam ou precisam ser mudados, explico melhor.
Quando uma empresa contrata um sistema novo a expectativa é que esta nova ferramenta traga funções e funcionalidades que resolvam problemas antigos da empresa, do outro lado quem apresenta o produto também se esforça para passar essa percepção de que sua ferramenta tem todas as soluções que a empresa está procurando. Juntando a expectativa com a apresentação, temos uma distorção da compreensão de que todo software é apenas uma base para construir os processos do dia a dia.
O melhor exemplo que posso citar é a utilização de planilhas como banco de dados, ou então utilizar como ferramenta para automatizar processos, é fato que as ferramentas de planilhas oferecem a maleabilidade para montar fichas e formulários com um bom grau de funcionalidades para cálculos e condicionamento de apresentação conforme as informações nas células, ouso dizer que o trabalho utilizando a família seja excelente para montar o escopo de projeto de sistema ou até simular o fluxo de trabalho antes da automação final.
O real problema dessa abordagem trabalhando com planilhas é que o criador acaba se apaixonando pela criatura, trocando em miúdos ou usuário acaba se acostumando com a facilidade de mudar a planilha em qualquer momento de necessidade conforme a sua compreensão de como o processo ou trabalho devem ser feitos. Então quando a empresa decide investir em uma plataforma de trabalho para formalizar e centralizar as informações, geralmente, não existe um processo formal que toda a equipe siga pois cada um tem o seu jeito de trabalhar, sendo bastante franco este é o pior cenário que pode acontecer na empresa pois é um processo silencioso, acontece naquele espaço entre o teclado e a tela do computador sem que os demais membros da equipe tomem consciência das mudanças ou definições que o usuário toma, então a pergunta de um milhão é:
Como conseguir formalizar, e documentar, os processos da empresa antes de contratar o desenvolvimento de um sistema ou a customização de uma plataforma?
No mês de setembro participei de uma laje muito interessante com especialista em CRM para o mercado do Agronegócio, durante o bate-papo convidei um dos nossos clientes para falar sobre a experiência de automatizar os processos da sua empresa utilizando a nossa plataforma de trabalho Simple Pack CRM, em uma parte específica da sua fala chamou atenção a maturidade que a empresa tem em definir a pessoa para realizar o trabalho de documentação dos processos, segundo o sócio Diretor da Brics;
“A melhor pessoa para documentar os processos da empresa não está na diretoria Enem no quadro de sorte, mas sim no meio da produção, optamos e acertamos em delegar a função de registro dos nossos processos para quem trabalha no dia a dia”.
De minha parte quero registrar que ele está coberto de razão, quando automatizamos os processos da empresa e simplesmente seguimos a documentação, que foi produzida com muita competência pelo time interno da empresa, realizamos a execução da programação e customização do Simple Pack CRM em um tempo muito curto com poucas revisões antes de colocar em produção.
Seguindo a visão, delegar para uma pessoa, que não esteja nas pontas da organização na empresa, a tarefa de seguir o fluxo de linha de cada processo, resulta no registro bastante preciso e em boa parte imparcial.
Depois de documentar o fluxo de trabalho inicia a etapa de “questionar para melhorar”, um pouco acima relatei que é comum o usuário montrar suas próprias “planilhas de automação” , quando o colega de trabalho pergunta sobre o porquê o processo é realizado da forma como foi descrita, naturalmente quem relatou buscará consolidar o formato de trabalho no seu entendimento. Na contrapartida, quem está perguntando tem a visão da etapa anterior e a posterior, dessa forma pode avaliar e insistir no questionamento buscando o melhor caminho entre o momento de recebimento da informação, processamento e passagem para próxima etapa.
Caminhando para a conclusão deste post devo relatar que ao longo dos anos e de todos os projetos e venho participando na automação das empresas em sua grande maioria os processos existentes são a melhor opção para formalizar e manter na programação e customização do Simple Pack CRM, também creio ser relevante registrar que quanto menos mudanças apresentamos para o usuário maior é aderência e compromisso para o sucesso do projeto.
Como de praxe, agradeço a você que acompanhou o conteúdo deste post até aqui e com vídeo a assistir um breve depoimento do nosso cliente na página de depoimentos do LinkedIn https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:6892933992119615488