Grupo Qualitat It

Relato de projeto e implantação

Superar o desafio de migrar de plataforma sem perder a informação e incrementar os processos e automações no CRM.

O primeiro desafio foi migrar 3 anos de dados do ZohoCRM para o Simple Pack CRM (SuiteCRM) sem perder a informação, seguido da tarefa de mapear as customizações, relatórios e workflows legados. Além do ganho de funcionalidades, o cliente buscava a redução de custo com licença por usuários, cobrado em Dólar e por pacote de licenças. Entre os desafios estava o processo de geração de faturas derivadas das oportunidades ganhas, as customizações realizadas pelo cliente no CRM legado extendiam a ferramenta para além da área comercial e impactava diretamente no financeiro da empresa com os processos de acompanhamento do fluxo de pagamento de comissões a receber.

Passando do complexo para o simples

A parte mais complexa no processo comercial de uma Revenda de Tecnologia é centralizar as informações sobre as oportunidades, quais os equipamentos, softwares, serviços, distribuidores envolvidos, as cotações de preço, registro de oportunidade junto ao fabricante. Depois da migração dos dados do CRM legado imergimos com o cliente nos processos, detalhe a detalhe, formalizando um grande mapa de entendimento das áreas e fluxos necessários para a operação comercial, financeira, técnica de serviços e de atendimento. A solução mais acertada foi iniciar os desenvolvimentos em pequenas porções, permitindo ao cliente e usuários testarem e validarem cada etapa, gerando resultados imediatos e permitindo o início do próximo processo.

Priorizando as etapas do processo

No início do desenvolvimento tudo era urgente, contudo as prioridades eram naturamente definidas conforme as informações estavam disponíveis. Os primeiros ajustes foram feitos nos módulos de cadastro, eliminado os desnecessários e incluindo novos campos mais alinhados com a necessidade imediata. Terminada a fase de ajuste de layout e organização das informações, iniciamos a etapa de formatação de relatórios para a extração de dados em tempo real, que motivou o engajamento definitivo de toda equipe comercial e financeira visto a facilidade em obter informações sem retrabalho.

Com a base de dados organizada e atualizada iniciamos a fase de automação dos processos das oportunidades, era necessário ter mais que uma tela com campos para preenchimento, ou seja, uma tela interativa que direcionasse o passo a passo da equipe, organizando as opções conforme as fases da negociação, conduzindo as ações através do fluxo evitando erros de preenchimento, perda de prazos de ações como follow-up, evitando as duplicidades e ou criação de registros com informações incompletas. Por fim, o processo de automação evoluiu para a área financeira desdobrando as oportunidades em registros de faturas a receber acompanhados de lançamentos de pagamento de comissionamento da equipe comercial.

Os resultados alcançados com a estruturação e automação dos processos foram tamanhos que permitiram a evolução para a gestão de metas de vendas (KPI) não somente com telas estáticas, mas com processos estruturados que acompanham em tempo real todos os registros que geram relatórios, alertas e desdobram em detalhes o andamento de cada oportunidade e permite aos vendedores, gerência e diretoria trabalharem em conjunto para o sucesso no fechamento dos pedidos.

Sobre a Soluções em CRM

A Soluções em CRM tem por missão a automação de processos com o objetivo de ajudar as empresas a oferecer uma experiência de excelência no atendimento aos seus clientes. Para as empresas que precisam de uma plataforma orientada para centralizar, organizar e automatizar seus processos, fornecemos para as equipes nossa experiência em tornar simples o que era complicado. Tarefas rotineiras em fluxos automatizados, gerando uma visão clara dos processos permitindo alcançar novos níveis de desempenho e previsibilidade de negócios.