J2R Consultoria

Relato de projeto e implantação

Como a implantação do Simple Pack CRM e customização gerou resultados para a J2R tornando-se a principal ferramenta de trabalho.

A principal demanda era centralizar as informações fossem de cadastro das empresas, contatos, emails, tarefas ou projetos. Havia retrabalho na busca e conferência das informações que trafegavam por emails entre os departamentos, fosse para acompanhar o andamento de um projeto ou apurar a quantidade de horas trabalhadas pelo pessoal em campo para fechar o faturamento mensal.

Centralizar, organizar e automatizar o fluxo de informações

Com todos os cadastros centralizados no Simple Pack CRM gerou a redução da carga de trabalho entre os usuários que não precisavam mais cuidar de dezenas de caixas e pastas de emails. Todos os profissionais, internos e externos passaram a acessar uma única ferramenta, o CRM, e lançar as informações de forma organizada e padronizada abaixo de cada conta ou projeto. O resultado imediato foi a disponibiliozação de dados para geração de relatórios, como o apontamento de horas trabalhadas em cada projeto, a primeira área beneficidada foi o Financeiro com as informações precisas e em tempo real permitindo apurar as horas e gerar o faturamento com precisão.

Padronizar e automatizar

Após 3 meses de captura dos dados de apontamento de horas surgiu a necessidade de padronização do formado de hora e normatização de horários para cálculo de faturamento e pagamento dos profissionais em campo. Seguindo a orientação da direção da J2R, customizamos o módulo de apontamento dividindo os horários de registro em três períodos e com frações de 15 em 15 minutos foi necessário pois, os usuários apontavam o horário com divisão de minutos e no final da apuração de tempo sempre gerava o valor quebrado para a cobrança.

Seguindo a proposta comercial de cobrança de hora inteira, incrementamos a contabilidade do apontamento de horas para gerar o saldo a cobrar até inteirar 60 minutos e só então contabilizar para a cobrança, desta forma o cliente final passou a receber as faturas de hora cheia, os profisisonais de campo passaram a seguir a orientação de horários de entrada e saída.

A base de dados sendo alimentada de forma padronizada permitiu desenvolver os relatórios automáticos direcionados para os profissionais em campo para acompanhar tempo trabalhado e valores a receber, para a gerência operacional permitindo acompanhar a evolução dos projetos, para os clientes uma prévia da quantidade de horas para validação e concordância para o financeiro poder faturar.

Marketing e área Comercial sintonizados

Com a gestão do pós vendas organizada e automatizada o próximo passo foi alinhar os departamentos de Marketing e Comercial, o trabalho de segmentação e mapeamento das empresas é a base do fluxo comercial, posto isso customizamos o CRM para trabalhar diretamente com o cadastro de Pessoa Jurídica qualificando o status desde a prospecção até Cliente efetivo. Para a cultura e formato de trabalho da J2R não fazia sentido os módulos de Prospect e Lead, apesar do Marketing trabalhar com o conceito, os cadastros sempre partiam do CNPJ e CNAE permitindo o direcionamento das campanhas conforme segmento, publicações no Diário Oficial com alterações de legislação, obrigações e tributação.

Formatar o fluxo de informação de passagem de leads qualificados como "quentes" das campanhas de Marketing para o timer comercial foi simples e rápido, utilizamos o módulo de Workflow para direcionar cada ação de próximo passo. Feita a "distribuição" de leads o próximo passo foi automatizar a numeração das oportunidades e formatar a gestão de versão de propostas, seguido da formalização do processo de arquivamento dos documentos e registro do envio dos PDF's por e-mail. O desdobramento natural foi a geração de relatórios para o Marketing com o ROI e para o Comercial a geração do funil de vendas com gráficos em tempo real da evolução das oportunidades.

Sobre a Soluções em CRM

A Soluções em CRM tem por missão a automação de processos com o objetivo de ajudar as empresas a oferecer uma experiência de excelência no atendimento aos seus clientes. Para as empresas que precisam de uma plataforma orientada para centralizar, organizar e automatizar seus processos, fornecemos para as equipes nossa experiência em tornar simples o que era complicado. Tarefas rotineiras em fluxos automatizados, gerando uma visão clara dos processos permitindo alcançar novos níveis de desempenho e previsibilidade de negócios.