Exitus Brindes

Relato de projeto e implantação

Reduzir o tempo de emissão de uma proposta de 3 dias para 20 minutos, colocando a Exitus Brindes em larga vantagem comercial.

A motivação inicial para investir na automação da montagem das propostas foi a redução de tempo e desburocratização. Para montar uma proposta era necessário consultar diversas planilhas, copiar os códigos, descrição, condições de entrega e pagamento e imagem e colar em um documento de word, passar para a gerência conferir toda informação e só então encaminhar o PDF para o cliente que pacientemente aguardava até três dias para receber a informação.

Velocidade e precisão da informação

No segmento de brindes promocionais é comum a empresa trabalhar com diversos fornecedores, cada qual com sua lista de ítens, preços, prazos de entrega e condições de pagamento. A primeira etapa foi centralizar e organizar o cadastro de fornecedores e relacionar a lista de produtos com suas especificidades, vencida a etapa partimos para a customização do módulo de cotações para consultar os ítens e trazer as informações na ordem que o usuário precisasse montar a cotação conforme negociava com o cliente, sem precisar perder tempo consultando as antigas planilhas.

Informação montada na tela, hora de enviar o PDF

O modelo de proposta utilizado pelas empresas do segmento de brindes promocionais tem como característica ter o código, descrição, imagem, preço por quantidade, prazos de entrega e forma de pagamento. Tudo em uma linha para cada ítem, agrupado e organizado para o rápido entendimento e escolha do cliente final. Para atender essa demanda customizamos o módulo de template de PDF modelando o layout conforme o padrão que a Exitus Brindes costumava encaminhar para seus clientes, incluindo links direcinonando para o website da empresa com mais imagens dos produtos.

Bônus do funil de vendas

Quando a Exitus Brindes trabalhava no formato artesanal de montagem de propostas era impossível dedicar tempo para a montagem de estatísticas de acompanhamento das propostas no funil de vendas, era tudo de memória de cada vendedor abrindo uma margem para o esquecimento e perda de negócios por falta de ação. Contudo, depois da organização e automação do processo de geração das propostas, os vendedores também não precisavam se preocupar com preencimento de relatórios com o andamento das propostas, apenas por utilizar o CRM as informações e alertas passaram a ser disparados automaticamente.

O lucro está na quantidade!

Todo processo de desenvolvimento e organização foram definidos pelo dono da Exitus que também foi o usuário de teste e validação de cada etapa do desenvolvimento. Após colocar em produção, com apenas o dono da empresa como usuário, ao longo do ano de 2018 foram emitidas cerca de 1600 propostas pelo único usuário até então, número impossível de alcançar no processo artesanal de emissão de propostas, com este resultado a Exitus Brindes expandiu seu número de usuários para mais 5 vendedores no ano de 2019.

Pedido de venda fechado, pedidos de compras emitidos

Com a capacidade de geração de propostas incrementada exponencialmente uma nova demanda surgiu, a organização dos pedidos para os fornecedores. Em média as propostas geradas tem mais de dois fornecedores envolvidos. Com o volume de vendas incrementado, o fluxo do processo encontrou um "gargalo" separar os ítens por fornecedor e montar o pedido de compra e enviar o PDF. Com a estrutura inicial montada para cadastro de fornecedores e ítens automatizamos o processo de explosão do pedido, ao marcar a proposta com status "Ganhamos" o CRM gerava automaticamente o pedido para o financeiro programar o faturamento e explodia em vários pedidos agrupados por fornecedor.
O bônus dessa automação ficou por conta dos relatórios de acompanhamento de entrega de mercadoria por fabricante, permitindo uma visão detalhada para a gestão do pós-venda monitorar os prazos de entrega de cada pedido.

Sobre a Soluções em CRM

A Soluções em CRM tem por missão a automação de processos com o objetivo de ajudar as empresas a oferecer uma experiência de excelência no atendimento aos seus clientes. Para as empresas que precisam de uma plataforma orientada para centralizar, organizar e automatizar seus processos, fornecemos para as equipes nossa experiência em tornar simples o que era complicado. Tarefas rotineiras em fluxos automatizados, gerando uma visão clara dos processos permitindo alcançar novos níveis de desempenho e previsibilidade de negócios.