Brics Certificações

Relato de projeto e implantação

O maior e mais extenso projeto de automação de processos utilizando o Simple Pack CRM como plataforma de centralização e organização de dados.

A Brics já era cliente da Soluções em CRM e usuária do SuiteCRM há 5 anos, havia passado pelo processo tradicional de implantação de CRM, organizando as informações e processos com foco na área comercial. No ano de 2019 as equipes de Gerência da Qualidade e TI, da Brics, foram incumbidas de mapear todos os processos iniciando na área comercial e extendendo-se até o pós atendimento e acompanhamento de certificações no INMETRO. O resultado deste trabalho foi um escopo detalhado dos processos e a visão de todos os pontos de retrabalho, redundância de informações e erros recorrentes.

Lucrando com a eliminação dos erros

O processo de certificação de produtos no INMETRO possui inúmeros padrões por classificação de produto, cada segmento depende de vários departamentos internos e laboratórios externos seguindo uma agenda com data limite para cada validação até a montagem final do processo, que gera um documento que agrupa todos os dados para apresentação ao INMETRO, acompanhamento dos gestores de contas da Brics e o cliente final. Ao formalizar e automatizar cada etapa, o projeto eliminou uma série de erros e necessidades com o trabalho de checagem e rechecagem para garantir a qualidade da certificação.

Produzir muito mais em menos tempo com precisão absoluta

Com apenas 3 meses em produçao definitiva utilizando o Simple Pack CRM o time da Brics gerou mais de 800 processos de certificados, migrando os antigos processos que estavam em andamento e incluindo novos processos trazidos pelas renovações e novos contratos da área comercial. Antes da automação completa dos processos a Brics era dependente de quantidade de pessoas treinadas e habilitadas nos departamentos para poder expandir ou planejar o crescimento do número de processos que atende, em outras palavras o crescimento comercial da empresa. Contudo, hoje possui uma plataforma que auxilia os operadores no dia a dia evitando os erros que antes eram comuns.

O processo de treinamento de mão de obra para execução de qualquer das etapas do processo de certificação era demorado e complexo, pois havia a dependência da compreensão do processo como um todo para que o operador entendesse a importância da tarefa. Além da automação dos processos o projeto ganhou o formato de treinamento por vídeos específicos e detalhados de cada etapa do processo, permitindo que o operador consultasse quantas vezes fossem necessárias a instrução.

Após a programação, validação dos processos e treinamento dos processos em vídeo surgiu uma última necessidade, a montagem de rotinas de alerta de término de validade da certificação e renovação da contratação de gestão do processo de certificação e renovação. A área comercial visualizou a possibilidade de consultar diretamente os processos e filtrar todos que estavam chegando ao período de renovação, sem a necessidade da montagem de planilhas e ou ter uma pessoa acompanhando diáriamente para encaminhar e-mails para os clientes e departamentos internos da Brics.

Sobre a Soluções em CRM

A Soluções em CRM tem por missão a automação de processos com o objetivo de ajudar as empresas a oferecer uma experiência de excelência no atendimento aos seus clientes. Para as empresas que precisam de uma plataforma orientada para centralizar, organizar e automatizar seus processos, fornecemos para as equipes nossa experiência em tornar simples o que era complicado. Tarefas rotineiras em fluxos automatizados, gerando uma visão clara dos processos permitindo alcançar novos níveis de desempenho e previsibilidade de negócios.