Gerenciar dados com planilha

Essa semana realizamos o trabalho de importação de dados de um cliente novo, recebemos o arquivo zipado com planilhas que deveriam ser importadas para dentro do Simple Pack CRM.

Um breve conjunto de 20 e poucos arquivos foram desmembrados em mais de 80 planilhas distintas, o trabalho era organizar as planilhas, padronizar a informação, centralizar os registros, identificar e excluir duplicidades. Descrevendo assim parece bastante simples, contudo a tarefa de demonstrou um verdadeiro desafio, não pela quantidade de mais de 180 mil linhas com registros ou pela falta de padronização das colunas, mas pelos detalhes dentro das células, explico:

Na coluna chamada “estado”, de Estado brasileiro mesmo, deveria conter as siglas dos Estados, apenas dois caracteres, contudo encontramos os nomes por extenso, endereço de e-mail, telefone, observações onde dentro do texto estava a informação do Estado e por aí vai. Cada planilha apresentava uma variação de forma de escrita e utilização das colunas para colocar a informação, não havia constante.

Uma tarefa que demoraria algumas horas para importar para o Simple Pack CRM demorou 8 dias completos de trabalho braçal para organizar a informação para a importação.

Passado o momento terapia, convido o leitor a me acompanhar em um pequeno exercício, hipotético, de levantamento de dados de cadastro de empresas, contatos, registro de ligações, identificação de propostas e ou orçamentos no dia a dia de uma empresa que não tem um CRM, como o Simple Pack, e trabalha com planilhas apenas.

Bem o pessoal de TI deve trabalhar muito para estruturar diretórios e pastas nos servidores compartilhados, para que os usuários possam gravar os arquivos das planilhas, também devem ter uma rotina de backup constante consumindo dezenas de discos por ano para guardar arquivos, duplicados, desatualizados e por aí vai.

Não investir em um sistema de gestão do relacionamento com o cliente por entender o trabalho com planilhas como suficiente e um equívoco, e para entender essa afirmação preciso recomendar ao leitor olhar ao longo do tempo, uma facilidade ou comodidade para o usuário trabalhar à sua maneira, com sua forma individual de organizar a informação, se perde ao longo dos meses e anos, deixando um prejuízo invisível que vai desde o custo financeiro para montar uma estrutura e equipe para manter a situação até a perda de ativos na carteira de vendas com o esquecimento de clientes e oportunidades por falta de alertas e método de trabalho em equipe.

Há de se pensar profundamente sobre o custo da resistência a normatização de processos, de gestão e automação no dia a dia da empresa.

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Follow-up em massa

Como ter realizado o processo de formação das propostas que vocês geram aí na empresa?

Aqui na Soluções em CRM nós fazemos o Follow up através de ligações e de e-mails, devo dizer que a maior parte da comunicação é feita por e-mail.

Utilizamos o Simple Pack CRM para a geração das proposta no dia a dia, esta facilidade permite gerar grande volume de oportunidades, nosso time comercial consegue formalizar as propostas com apenas alguns cliques no Smartphone, é nesse ponto temos um agradável problema, dar conta de acompanhar todas as propostas, por telefone acaba sendo um trabalho hercúleo, então o e-mail acaba sendo a via rápida.

Contudo, mesmo a comunicação por e-mail exige um tempo para redação, montagem e envio de cada mensagem para cada contato de cada proposta. É nesse momento que a funcionalidade de Workflow do Simple Pack CRM se apresenta como um excelente recurso, pois podemos automatizar o processo descrito acima, utilizando os modelos de e-mail com mescla automática, e uma única carta torna-se centenas de cartas, o envio que tomaria algumas horas é realizado em minutos.

No artigo anterior escrevi sobre o custo da operação no dia a dia, aproveito este novo artigo para relembrar e destacar a importância da automação dos processos do dia a dia das empresas, de todos os tamanhos.

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R$0,35 de prejuízo por e-mail

Esta é uma conta que acaba passando despercebida na gestão do dia a dia, chegamos a este número calculando o custo do salário, estrutura física, tecnologia, licenças de softwares versus o tempo por minuto no mês.

É natural que um dia de trabalho o usuário receba, encaminhe e envie centenas de e-mail, sem falar na quantidade de mensagens não solicitadas com propagandas e assuntos que não interessam.

Convido o honrado leitor a um breve exercício de contagem de tempo que é gasto para ler um e-mail, responder ou encaminhar, e aí, arquivar a informação. Ok , você pode me dizer que esse é o trabalho natural, mas, e se contar o tempo necessário para encontrar uma mensagem, assunto, arquivo ou até gerar um rápido relatório, vamos estimar em 3 minutos?

Certo estamos falando de um custo de R$ 1,05, para achar a informação, e vamos dizer que uma pessoa tenha que procurar informações na caixa de e–mails umas 5 vezes por dia?

Já estamos falando de R$ 5,25 de custo por dia, mas e se multiplicar-mos por 200 dias úteis do ano?

Chegamos a soma de R$ 1.050,00 de custo, apenas para localizar a informação, e convido novamente o leitos a multiplicar pela quantidade de funcionários que trabalham com e-mails aí na empresa.

No processo de 5 etapas, apenas para trabalhar com e-mails, temos receber a mensagem, ler, responder, arquivar e localizar, que é o processo que gera custo e prejuízo, falamos de 20% da operação diária de uma equipe.

Investir em tecnologia como o Simple Pack CRM, reduz drasticamente este custo, ou prejuízo, apenas com a implantação no dia a dia da equipe, utilizando como plataforma de trabalho ele centraliza as informações e organiza para que o processo de busca de informação ou geração de relatórios seja um processo rápido, barato e confiável.

Acesse nosso site em www.solucoesemcrm.com.br/recursos e conheça mais sobre como nossa solução pode agregar valor ao dia a dia da equipe da sua empresa.

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Estamos perdendo a noção do que é automação?

Para usar um exemplo bem simples convido o honrado leitor a abrir a calculadora do seu Smartphone e procurar a função de cálculo da raiz quadrada.

Se você pressionar o símbolo de raiz quadrada seguido do número 25, seguido do igual você encontrará como resultado o número 5, simples e “todo mundo sabe”. Contudo se formos explicar como funciona a regra de fatoração para calcular raiz quadrada de 25 a conversa fica bem diferente.

Passado esse momento nerd, porque Raios estou usando matemática para explicar o ponto inicial?

Pelo fato de ninguém mais no planeta se preocupar como se calcula uma raiz quadrada, basta apertar um botão e pronto lá estará o resultado. Para chegarmos nesta maravilha a humanidade demorou algumas décadas, lógico depois do conceito de fatoração de raiz quadrada serem criadas há alguns séculos, houve a invenção de calculadoras mecânicas, evoluindo para as réguas de cálculo e por fim um salto para o pulso elétrico dentro de um grupo de transistores ligados pelo circuito impresso.

Note que para apenas criar uma visão distante o tanto de história que tive que percorrer.

Automação do acesso à informação na área comercial tem como base a mesma, longa e detalhada história da raiz quadrada, nossa sorte é que já temos um monte de teclas que fazem um monte de cálculos que não temos que nos preocupar como são feitos, pois sempre trarão o resultado correto, o desafio no presente é juntar essas teclas, e recursos, para automatizar novos processos e atingir resultados cada vez mais rápido.

Vamos trazer esta conversa para o mundo de vendas e marketing, quando o Internauta entra no site da sua empresa e ele preenche os dados no formulário de “Fale Conosco”, quanto tempo demora até que alguém a empresa entre em contato com esta pessoa?

É um processo simples, alguém está interessado no que você vende e alguém da sua empresa tem que ligar de volta para essa pessoa. Chegamos exatamente do mesmo processo de cálculo de uma raiz quadrada por fatoração, é preciso olhar o processo de perto, compreender como funciona, e aí criar dispositivos ou máquinas que reproduzam de forma exata os processos e rápida resultados.

Investir numa solução de CRM, como o Simple Pack CRM, é contratar uma ferramenta que trará resultados precisos e rápidos, que permitem o conforto de não ter que se preocupar como as operações que são realizadas, mas sim com os resultados que são obtidos.

Convido novamente o leitor a um rápido exercício, para compreender o que o Simple Pack CRM oferece, basta pressionar a função raiz quadrada na calculadora do seu Smartphone, não importando o número que deseja calcular o tempo da resposta será, dentro de uma margem, sempre o mesmo.

Tecnologia não é nada mais nem menos do que o estudo da técnica.

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Quanto esforço é necessário para ter informação?

Quer entender porque é importante ter um software de CRM como plataforma de trabalho na sua empresa?

Dentre todas as perguntas que podem ser feitas, a mais relevante para que você tenha uma percepção ampla da importância de um software de CRM é com certeza:

“Quanto esforço é necessário para conseguir informações com a sua equipe comercial?”

É bastante comum no dia a dia encontrar gestores da área de vendas que trabalham utilizando e-mails, ou o sistema de mensagens via WhatsApp, para conseguir informações com seus vendedores, alguns montam planilhas bastante elaboradas e pedem para a equipe preencher as informações e enviar por e-mail, ou gravar em uma pasta do Google drive é por aí vai.

Como todo processo no início as pessoas realizam as tarefas solicitadas, mas com o tempo acabam deixando de lado, ou por falta de tempo devido à sobrecarga de tarefas ou por perceber que ninguém está acompanhando as informações.

Também temos as famosas reuniões de equipe, algumas mais organizadas outras nem tanto, estruturadas para passar informações, direcionar o trabalho da equipe, para receber de volta o status atualizando ou evolução das ações realizadas para atingir a meta de vendas.

Perceba que todas as ações acima implicam em tempo e energia tanto do gestor comercial quanto da sua equipe, existe uma quantidade de horas que poderiam estar sendo aplicadas em ações práticas de vendas, negociação ou até manutenção de relacionamento com os clientes, gerando a necessária e perseguida meta de faturamento. Mas este tempo importante é empregado para organizar e registrar informações, é claro que são importantes, mas o processo no final acaba sendo uma âncora que vai se arrastando no dia a dia, tirando a produtividade do gestor comercial e da sua equipe.

O Simple Pack CRM é uma solução que centraliza os dados, organiza as informações auxiliar na automação dos processos de vendas, Ok eu sei que esse é o discurso que eu sempre aplico nas minhas apresentações, mas esta é a base para simplificar o dia-a-dia do time de vendas ,oferecendo uma ferramenta que complementa e simplifica o registro das informações, organizar estes dados para se transformar em indicadores e relatórios práticos, e confiáveis, para você que administra a área comercial.

Enquanto enquanto estava escrevendo esse artigo utilizei o Simple Pack para encaminhar um e-mail de follow-up para meus potenciais clientes que vieram do LinkedIn, e do site, estou falando em 6.000 contatos, montei uma carta básica com campos para a mescla da informação eu disparei com a função de workflow o envio dos e-mails.

Convido o honrado leitor a navegar na página de recursos do nosso site http://www.solucoesemcrm.com.br/recursos

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Automação = resultado

Depois de publicar meu último artigo sobre planejamento para 2019, acessei minha conta no LinkedIn, montei um pequeno script de trabalho para poder conversar com todos os contatos de São Paulo, para quem não conhece esse é um filtro que podemos aplicar na lista de contatos que temos.

Selecionei uma lista de 471 pessoas, na página de resposta da pesquisa vinham listadas apenas 10 pessoas, com o recurso que tinha em mãos montei um pequeno texto falando sobre o planejamento da automação para ano que vem, então de perfil em perfil fui acessando as páginas enviando uma mensagem simples, com o breve “Olá” o nome da pessoa e colava a mensagem, depois de 364 contatos realizados a página do LinkedIn abriu um alerta informando que é proibido realizar ou utilizar softwares de automação para contatos dentro da rede.

O mais curioso foi que o processo que eu realizei foi manual e acessando página a página, tomo o cuidado de conversar com cada um dos contatos que tenho na rede, contudo a velocidade com que realizei os acessos e envio das mensagens ficou semelhante a uma máquina trabalhando.

Pois bem este é o ponto que quero chegar, automatizar o processo necessariamente não requer um software ou equipamento especial, uma simples análise de uma ação repetitiva, seguido da sua organização e aprimoramento do processo é capaz de gerar resultados expressivos.

Vender não tem segredo, é tudo uma questão de estatística e probabilidade, quanto mais definido for o processo melhores serão as chances, e com uma ferramenta ou método de registro dos dados para poder comparar e aprimorar o processo é possível aumentar os resultados expressivamente.

Apenas apenas para não perder a oportunidade em falar do Simple pack CRM, nosso produto oferece uma solução robusta e madura para apoiar a operação no dia a dia das equipes, centralizando os dados, organizando em informações e permitindo automatizar os processos para gerar mais resultados em vendas ou  no atendimento ao cliente.

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Planejamento para 2019

Chegamos ao mês de outubro, costumeiramente época de planejar o próximo ano, muitas empresas focam no planejamento financeiro, o conhecido “budget”, e outras expandem a visão para o ano seguinte com o planejamento estratégico.

Uma das bases para poder realizar o planejamento está “olhar para o retrovisor” e analisar o que foi feito, com base nas informações estimar as metas do que será feito no próximo ano.

Vou focar aqui na visão do planejamento estratégico para área comercial, não vou falar sobre marketing e nem sobre a gestão financeira, o foco estará nas ações do dia a dia na área de vendas.

Em vários artigos tenho argumentado sobre a importância de contabilizar as ações do dia a dia, estamos falando aqui sobre quantidade de ligações, e-mails recebidos e enviados, visitas ou reuniões, propostas emitidas e a evolução da negociação até o indicador de ganhamos ou perdemos.

Claro é mais simples contabilizar os pedidos que foram efetivados ao longo do ano, mesmo não tendo uma plataforma de ERP, mas medir a quantidade de ações, e o custo do quanto trabalhamos, para conquistar os pedidos não aparecem nas planilhas de fechamento financeiro e nem no controle das notas fiscais.

Quero provocar o honrado leitor a pensar”Tecnologia de Gestão do relacionamento do cliente”, não importa a quantidade de pessoas na área comercial, o ano ainda terá 42 semanas úteis de trabalho, você terá que trabalhar os contatos que já estão na sua carteira e conhecer novas empresas, ou clientes, para expandir as possibilidades de vendas da sua empresa.

Vender não tem segredo é apenas um jogo de estatística e probabilidades, para quem tem o Simple Pack CRM como base.

Trabalhar de forma artesanal utilizando apenas o gestor de e-mail e algumas planilhas, que só atrapalham e tomam energia e tempo da equipe na tentativa de manter organizados os dados, apenas manter a você e sua empresa e tamanho que já estão.

A proposta do Simple Pack CRM é centralizar, organizar e automatizar os processos de vendas facilitando o dia-a-dia e permitindo que você realize muito mais tarefas e acompanhe muito mais oportunidades de negócio do que se estivesse trabalhando de forma artesanal.

Não deixe para depois do Carnaval a tarefa de fazer o planejamento estratégico , você já terá perdido 2 meses do ano e sairá atrasado nas suas ações. Gostaria de repetir aqui uma frase que sempre escuto dos escritórios de advocacia que atendemos com o Simple pack CRM:

“O direito não assiste aos que dormem”, e parafraseando um ditado popular “Deus ajuda a quem cedo madruga”

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Organizar o departamento de vendas

Ao longo deste anos tenho visto diversos formatos e estruturas de vendas.
Nas empresas que vão bem e são fortes competidoras no mercado em que atuam, a base do sucesso está na organização metódica e disciplinada.
Contam com uma base de informação qualificada e centralizada, tem um departamento de administração de vendas ou “Backoffice”, tem fluxos de trabalho e apresentação de resultados periódicos e detalhados, profissionais treinados e gabaritados em cada posição do fluxo e no final da estrutura um Gestor Comercial, gerente ou diretor dedicado única e exclusivamente ao sucesso e crescimento dos resultados de vendas.
A maioria das empresas não contam com essa estrutura comercial, e de uma forma genérica se entendem como “pequenas” para alcançar este nível de organização, e por este entendimento não dedicam o devido cuidado ao departamento mais importante da empresa, Vendas.
Por não trabalhar com sistema, métricas e ciência a “missão de vender” é delegada de forma pessoal, cada vendedor por si dentro do seu entendimento e a sua maneira de trabalhar, e desta forma tudo é muito difícil, o mercado nunca está favorável, sempre existem crises e concorrência para explicar o baixo faturamento.
Estruturar um departamento de vendas não é complicado, começa com um papel em branco e uma caneta, e por mais estranho e possa parecer este é o caminho mais curto para o entendimento de como a empresa vende. Ao criar um diagrama com as etapas de vendas, começando no cadastro de potenciais clientes, qualificando esses cadastros, estabelecendo as etapas para contato, apresentação inicial, argumentação de venda, geração da proposta, etapas de negociação (funil de vendas), contagem de tempo e ações para a decisão da compra ou declinar, conhecidos como GANHOU ou PERDEU o pedido.
O segundo passo é dividir o processo em “pequenos pedaços” que podem ser repetidos diariamente e por fim treinar pessoas para realizar estes processos.
Abraham Lincoln tinha uma célebre frase, dizia ele:

“Liderar é desenvolver habilidades extraordinárias em pessoas comuns”

Não importa a quantidade de empregados,  mercado em que atua, tempo de atividade ou o tamanho da empresa, para sobreviver e crescer todas necessitam de informação.

Quantos novos potenciais clientes entraram em contato com sua empresa este mês?
Quantos e-mails de apresentação foram enviados?
Quantas ligações foram realizadas ou recebidas?
Quantas visitas ou reuniões foram realizadas este mês?
Quantas propostas ou orçamentos forma emitidos?

E o mais importante, quantos pedidos foram fechados depois de todo este trabalho?

A proposta do Simple Pack CRM é centralizar os dados, organizar em informações para poder automatizar os processos, convido o leitor a visitar nossa área de recursos para conhecer mais nossa solução.

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Pedidos Não caem do Céu.

“não estou preocupado com que o vendedor faz, desde que cumpra a meta de vendas do mês”
Existem alguns perigos nesta frase, e todos eles levam a crise de faturamento na empresa.
Se o gerente não tem informações sobre como a equipe está trabalhando, como será possível direcionar ou realinhar o formato de trabalho para que o vendedor sempre consiga ter sucesso e fechar pedidos?
Ainda estamos no tempo em que há quem pense que CRM serve para controlar agenda, ou para receber pedidos, ter um cadastro dos clientes, e por que não pontuamos aqui que “é apenas uma ferramenta a mais para atrapalhar o dia”.
Existem algumas linhas de pensamento formatadas em que o ERP já faz o trabalho de CRM porque a ferramenta permite montar orçamentos, recebe pedidos seja uma espécie de gerenciador de relacionamento com cliente.
Não podemos esquecer dos que acreditam que seja possível gerenciar o relacionamento com o cliente utilizando planilhas eletrônicas, e para fechar a linha dos equívocos os que acreditam piamente que as ferramentas de prospecção, envio de emails acompanhamento de navegação pela internet possam oferecer uma visão gerencial sobre os processos da área comercial.
Gerenciar o relacionamento com o cliente trata-se de “contar” a quantidade de vezes que ligamos para ele (o cliente), quanto tempo faz desde o último contato, o que é importante para ele, ou ela, qual a preferência de contato se por e-mail, ligação, visita presencial ou vídeo conferência via internet.
Com uma base de informações, simples como a contagem acima, podemos entender o fluxo da informação, visualizar como a equipe está atuando, perceber as qualidades de cada integrante e alinhá-las com o fluxo de trabalho mais inteligente para alcançar o sucesso do pedido.
Gerenciar o Relacionamento com o Cliente é muito mais que mandar e-mail marketing, é mais que passar o dia montando relatórios e buscando informações via mensagem no Whatsapp, ligando para a equipe ou realizando as intermináveis reuniões de vendas. Trata-se de entendimento, puro e simples de dados confiáveis e em tempo real.
Nossa proposta com o Simple Pack CRM é centralizar os dados, organizar em informações para poder automatizar os processos de vendas e atendimento ao cliente. E como diria o memorável Dale Carnegie “trabalhar duro e em silêncio, para que os resultados façam o barulho.”
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Vender em série como Ford

A grande revolução do século 20 foi a conceituação e montagem da primeira linha de automóveis em série feita por Henry Ford.  Ele não foi o inventor do carro, mas foi quem que liderou os grandes pensadores na direção do conceito de montar uma linha de produção sequenciada de automóveis.
Seu slogan era “Vocês podem comprar todos os meus carros pretos”
Todos os carros produzidos na linha de montagem seguiam um rigoroso padrão de peças processos e o que era o jargão principal da companhia.
Com a padronização dos processos Ford mudou completamente a regra do jogo e o formato de comercialização do ramo automotivo. Como produzia muito, e em série, tinha preços muito competitivos, assim seus carros foram vendidos ao redor do planeta e em muito pouco tempo a Ford tornou-se o gigante do mercado automotivo.
Trazendo para os dias atuais, devemos olhar para o exemplo de Ford e dedicar nossos esforços na organização e padronização dos processos da empresa, assim como na época Ford iniciou a primeira linha de montagem, e conquistou o mercado por conta ser o único com organização e padronização seriada, tudo mudou para quem insistia em  fazer o automóvel sem padrões e processos, o custo de tudo ser especial tirava a competitividade e as oportunidades eram perdidas para a “novidade”.
Ao implantar o Simple Pack CRM, você conseguirá padronizar os processos e procedimentos que a sua equipe realiza no dia a dia, com informações você conseguirá melhorar esses processos, eliminar o retrabalho e tirar gargalos que comprometem a sua produtividade.
Assim como Ford foi o pioneiro padronizando a forma de fabricar carros em série, pense em padronizar seus processos da área comercial, e demais departamentos, para poder vender mais padrões de vendas com tempo menor atendendo mais clientes em menos tempo.
Com o Simple Pack CRM, você se livra do custo de licença por usuário, do custo da implantação e do interminável “desenvolvimento de projeto complexo” que demora para implementar. Simples, rápido e completo, assim como Ford nós repensamos o formato de implementação do CRM para trabalhar em série e atender com qualidade ao maior número de clientes sendo diferente e único no mercado de tecnologia da informação.

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