Sonhe grande, comece pequeno.

Todo projeto inicia com uma idéia que soluciona uma demanda. Com o CRM não é diferente, começa com a necessidade de ter informações organizadas, compreender o fluxo das vendas, o vai e vem dos clientes, os processos que a equipe realiza e os resultados alcançados. Contudo destina-se a responder uma pergunta:

Quanto vamos faturar este mês?

Os problemas começam ao enumerar as necessidades versos as possibilidades que a automação possibilita, e o que deveria começar com a organização dos dados parte para integrações com ERP, site, sistema de logística, aplicativos de apontamento de horas, controle de despesas, reembolsos e uma lista sem fim.

Organizar os dados, cadastro de empresas, os contatos que nelas trabalham separado dos potenciais clientes, parece pouco mas sem esta fundação, ou base de dados, bem estruturada não é possível extrair relatórios ou comparativos.

Sendo prático, basta questionar quantos Clientes, empresas ou pessoas que já compraram algum de seus produtos ou serviços, deixando claro que o monte de cartões que vamos trocando e pegando no dia a dia não quer dizer que sejam clientes, potenciais são apenas isso uma possibilidade.

Administrar administrar a ansiedade de ter tudo pronto de imediato versus o trabalho necessário para se ter a informação organizada Centralizado em automatizada é muito grande no início de qualquer implementação de sistema, o caminho bastante prático que desenvolveu ao longo desses anos foi ao me deparar com as solicitações de integração e automação, em via de regra, procuro testar se estamos tratando de uma ideia ou de um processo que já funciona, automatizar processos manuais que já funciona no dia a dia é o primeiro passo, contudo não podemos esquecer organizar a base de dados não é possível nenhuma automação.

Sempre sempre comento em meus vídeos e artigos uma fala de Leonardo Da Vinci “a sofisticação está na simplicidade” o projeto bem-sucedido de implantação do sistema de gestão de relacionamento com o cliente começa com um cadastro bem feito.

Vendas 3.0

Se você é o dono da empresa, diretor comercial ou o gerente este artigo foi escrito para te fazer pensar um pouco sobre a web e as vendas.

Houve um tempo em que se a empresa não tivesse um telefone fixo ela não estava pronta para o mercado, depois passamos pela fase em que a empresa deveria ter um fax para poder se comunicar com o mercado, então surgiu a web.

Dificilmente uma empresa consegue competir no mercado sem ter um website, mais do que um outdoor ou que um cartão de visitas, website caminha para se tornar um vendedor ou uma extensão do “pensamento vendedor” no empresário moderno.

Os antigos websites eram criados a partir de tabelas, que funcionavam bem nos desktops e notebooks, eram quase planilhas com imagens que serviam como uma “catálogo”, mas para o mundo da informação “o tempo é mais curto” e em menos de 5 anos os primeiros sites evoluíram de um catálogo para canal de interação com os internautas.

As redes sociais abandonaram o formato convencional de website desktop e migraram para os smartphones que tornaram-se companheiros inseparáveis do ser humano.

Pois bem, a grande revolução deste século é a acessibilidade à informação, se você fizer uma rápida reflexão dificilmente você verá uma pessoa sem seu telefone próximo, olhando mais de perto esse telefone irá tocar a pelo menos uma vez a cada 5 minutos sinalizando uma mensagem, um e-mail ou um comentário que alguém fez em uma das diversas redes sociais ou encaminhou para o proprietário do aparelho.

Aí você me pergunta; Tá mas o que isso tem a ver com o título do artigo?

Simples a conectividade Full Time permite conversar com centenas se não milhares de pessoas por dia, você pode responder através das redes sociais, encaminhar e-mails, disparar mensagens via WhatsApp, e ainda no jeito mais antigo telefonar para as pessoas. Fazendo uma rápida analogia do método antigo de vender, onde era preciso visitar as pessoas fisicamente, ou seja, se deslocar até a empresa do cliente, hoje podemos navegar e contatar pessoas do outro lado do planeta usando o Skype, transmitir vídeos como se estivéssemos pessoalmente conversando, encaminhar e trocar documentos, compartilhar a visualização de telas apresentar produtos, com isso o vendedor que antigamente conseguia no máximo realizar quatro visitas por dia, hoje é capaz de realizar mais de 10 reuniões em um único dia de trabalho.

Ok, mas aonde fica o título do artigo?

Simples na gestão da quantidade de informações. Pare por um instante e reflita onde armazenamos e organizamos todas as conversas e tarefas que são realizadas em um único dia de trabalho?

Centralizar essas informações para serem organizadas e automatizar os processos é fundamental para conseguir gerenciar o relacionamento com seus clientes, não basta ter uma caixa no Outlook e achar que as pastas vão te ajudar a guardar informação, tudo que fará será acumular megas e mais megas de informação não lida, e quando precisar fazer um relatório com certeza gastará horas preciosas do seu dia para tentar organizar e formatar a informação.

O processo de vendas 3.0 entende que seu Website é a maior ferramenta de vendas que você pode ter empresa, você pode interligar com as redes sociais, pode publicar conteúdos sobre a sua empresa, disseminar o conhecimento que você domina e atrair interessados, em proporções simplesmente assustadoras se forem comparados com o método de contato físico com as pessoas.

As possibilidades de vendas utilizando a web para divulgar e apresentar produtos e serviços ainda não podem ser limitadas a um número simples pois dia após dia uma nova técnica de divulgação ou formatação para disseminação da informação é implementada, e assim a competição fica cada vez mais acirrada.

Você e sua empresa estão preparados para cuidar deste fluxo de informação absurdo?

Para terminar esse artigo gostaria de pontuar um dito que aprendi há muitos anos atrás:

“A seca mata lentamente, contudo a enchente mata de uma vez”.1

Vender, o segundo ofício mais antigo do Mundo!

Olá,

Sou empreendedor desde 1992 e sempre tive com “norte” uma frase de um de meus primeiros clientes: “não se constrói prosperidade com dinheiro emprestado”. Demorei duas décadas para compreender a profundidade e sabedoria da frase.
Em 2013 durante uma viagem, de bicicleta, na estrada tive um “insite” que me ajudou a compreender e mudar tudo na empresa.
Vender é o segundo ofício mais antigo da história da humanidade, o comércio construiu nações, histórias de prosperidade e superação. Imerso nestas histórias está o vendedor com sua rotina, disciplina e perspicácia.
Todo empresário de sucesso tem na sua história inúmeras tentativas de estruturação de empresas com fracasso, naturalmente a tentativa que próspera é aquela associada a área comercial, por mais que se diga o contrário, sem vendas não há dinheiro para sustentar a máquina.
O segredo da área comercial esta no método, organização e velocidade de ação. Ao reconstruir minha empresa entendi que quanto mais simples o entendimento do produto, e seus benefícios, mais rápido conseguiria prosperar, contudo, não bastaria montar uma “banca para venda de água gelada no meio do deserto” era necessário saber por onde as pessoas passam, lembrar seus nomes, o que é importante para elas, seus valores expectativas, necessidades. Ou seja, aplicar o que hoje é chamado de CRM, ou em português Gestão do Relacionamento com o Cliente.
A gestão comercial é baseada em números, informações confiáveis, entender ” por onde os clientes passam” e como o produto pode interessar. O “pulo do gato” está em medir e acompanhar dia a dia sem perder a organização, ter recursos ferramentas com tecnologia para automatizar os processos repetitivos e melhorar os resultados das vendas.
Ao desenvolver o Simple Pack CRM, apesar do nome em inglês, buscamos compreender as rotinas, o dialeto e valores da área comercial aqui no Brasil. Baseado na técnica através da formação e especialização em gestão comercial, estruturamos indicadores e processos que permitem a rápida compreensão dos processos de vendas, facilitando assim a compreensão do que está funcionando e o que precisa de ajuste.
Ao longo dos milênios os empreendedores ancestrais desenvolviam e testavam inúmeros métodos para vender seus produtos e serviços, para expandir e prosperar fragmentavam estes processos e formavam operadores especializados nestas frações. Contudo, a prosperidade só era alcançada com o controle rígido e pontual, não bastava “ensinar o trabalho” era preciso ter ferramentas e indicadores para acompanhar os resultados de cada etapa da venda.
O mundo evoluiu e as máquinas foram criadas para realizar os trabalhos pesados e repetitivos, com o passar do tempo, e do estudo da técnica, estas máquinas foram melhoradas e incrementadas, veja o exemplo da direção hidráulica, seu propósito era tornar a experiência de dirigir mais confortável, e segura, diminuindo significativamente o esforço necessário para “esterçar o volante e manobrar” o carro. Pois bem, menos de 70 anos após a invenção da direção hidráulica agora a industria automotiva oferece a direção elétrica, mais inteligente, leve, precisa e mais barata com o aprimoramento da experiência de dirigir com mais precisão e conforto na condução dos veículos.
O Simple Pack CRM tem o mesmo propósito, oferecer mais precisão, velocidade e conforto para o empreendedor poder conduzir sua empresa, ele elimina a necessidade de planilhas, horas de trabalho para montar relatórios, torna obsoleta a prática de enviar e-mails para a equipe interna para formalizar ligações, tarefas, reuniões. Não tem custo de licença por usuários, permitindo a expansão da equipe sem aumentar o custo operacional e ainda agrega os métodos e processos tão estudados e polidos ao longo da história da área de vendas.

Da mesma forma que a direção hidráulica oferece facilidade, mas foi substituída pela direção elétrica os e-mails e planilhas tornaram-se obsoletas e estão sendo substituídas pelo Simple Pack CRM.

Quer saber o segredo da prosperidade em vendas, simples; centralização de informações, organização e automação de processos.

9 minutos com CRM

Quanto você é capaz de produzir na área comercial AM apenas 9 minutos?

Esta semana estava conversando com um potencial cliente explicando sobre captação de potenciais e prospecção automática quando ele pediu que demonstrasse.

Conectamos por Skype é compartilhei minha tela de trabalho com ele, a empresa dele trabalha com representantes e no site havia uma lista com 60 contatos. Pois bem, com os famosos “Control C e Control V ” selecionei a relação do site, colei em uma planilha de Excel, coloquei na primeira linha a indicação do nome das colunas e abri o módulo de potenciais do Simple Pack CRM.

Selecionei a função importar, segui com o procedimento de selecionar a planilha na área de trabalho, apontei os campos pelo nome das colunas da planilha e mandei importar, 60 novos registros foram criados. Como todos estavam atribuídos para meu usuário ele provocou, como distribuiria para meus representantes, apresentei para ele o módulo de Workflow e demos terei como criar uma automação de atribuição de potenciais ou leads para meus representantes usando o ddd dos telefones para atribuir para cada um por região e incrementei com a função de encaminhar um e-mail de prazer em conhecer colocando na assinatura o nome do representante e a referência de como havia conseguido o endereço de e-mail do destinatário.

Acessei o módulo de e-mails e modelos de e-mails para montar a carta de prazer em conhecer, inseri os campos de mescla, colei a assinatura com dados variáveis e salvei o modelo.

Voltei para a lista de potenciais, filtrei pela data do dia e vieram os 68 registros criados até então no dia.

Selecionei a lista, desmarquei os que não faziam parte da lista de representantes da empresa e acionei o comando para executar o Workflow que acabara de criar. o Simple Pack CRM disparou em segundos 60 mensagens personalizadas para cada representante da empresa e um alerta de atribuição para meus representantes avisando que novos potenciais haviam sido atribuídos.

No histórico de cada um estava a mensagem foi e-mail de prazer em conhecer e uma ligação de primeiro contato programada para o dia seguinte ao cadastro, esta rotina já tinha montado em outra demonstração.

Bem, demorei mais tempo para escrever este artigo, revisar e programar para publicar do que demorei para captar 60 novo potenciais clientes e fechar o pedido com o potencial para quem estava demonstrando o Simple Pack CRM.

Tempo da chamada no Skype, 9 minutos e 32 segundos.

A competitividade está na tecnologia e na automação, não é possível ser competitivo trabalhando com controles artesanais em planilhas e dependendo de caixas abarrotadas de e-mails.

O que você consegue produzir em 9 minutos?

Gostaria de receber seu comentário abaixo deste artigo.

500 e-mails

Com quantas pessoas você consegue conversar por e-mail por dia?

Uma uma das grandes ferramentas que a internet popularizou foi o e-mail, com ele podemos registrar nossas conversas, trocar informações, enviar arquivos, criar grupos de debate e mais uma infinidade de aplicações no dia a dia.

Contudo, da mesma maneira que o e-mail facilita a comunicação ele também é o pior vilão que temos na gestão do tempo, das centenas de mensagens não lidas, boa parte são spams. Algumas são mensagens com assuntos que não estão ligados ao nosso trabalho, e apenas uma pequena parte desse universo refere-se ao dia a dia da área comercial.

Como resultado deste fluxo de informação temos caixas de entrada com gigas de informação, não lidas ou perdidas como em um “Arquivo Morto”. Toda vez que precisamos buscar informações o trabalho torna-se hercúleo tentando quantificar ou qualificar os dados que estão gravados entre as centenas de milhares de mensagens arquivadas.

Se você se você pensar em mandar uma mala direta como faria para disparar?

Colocaria colocaria com cópia oculta?

Completaria completaria uma das dezenas de ferramentas de mala direta?

Compraria compraria bases e mais bases de listas de e-mail de pessoas que você ainda não tem nenhum contato?

E depois e depois diz padaria milhares de e-mails em um único dia e como faria para administrar o retorno?

Boa boa parte das pernas de campanhas de marketing está associada ao não retorno ou a não responder O Retorno dos contatos, a equipe de marketing ponta campanha pensa uma peça faz um disparo e quando tem o Retorno dos e-mails de resposta, normalmente, acabou entrando junto com centenas de outras mensagens que não são respondidas.

Trabalhar trabalhar com o Simple pack CRM permite não apenas disparar centenas e milhares de e-mails personalizados e direcionados como se fosse escritos um a um, mas também encaminhar e acompanhar o retorno das suas mensagens com Automação e workflow para dar andamento prospecção e início de relacionamento com potenciais clientes.

Tem tem escrito por muitos artigos Qual o propósito do Simple Pack CRM que é centralizar organizar e automatizar processos, não é possível entregar resultados e prosperar na área comercial se não houver organização e automação.

Convido a visitar a breve apresentação http://www.solucoesemcrm.com.br/potencial/fale_conosco apenas um minuto de apresentação conseguimos detalhar muito bem a automação e importância deste processo.

CRM, você tem um projeto comercial?

Qual seu projeto comercial?

Iniciei um e-mail de resposta para um potencial com esta pergunta, na conversa ele estava cotando a contratação do Simple Pack CRM e tinha pressa para implantar a plataforma, pois ia participar de uma feita em menos de 30 dias e queria tirar pedidos no CRM  e encaminhar para o ERP.

A expectativa e visão eram viáveis até eu perguntar qual seria o fluxo de trabalho.
Para vislumbrar a situação do potencial; as pessoas visitariam o Stand da empresa, as recepcionistas e vendedores cadastrariam nome, e-mail e empresa para registrar a visita?
Ao solicitar um orçamento, qual o caminho que os vendedores deveriam realizar, pesquisar se a pessoa já havia sido cadastrada, ou cria o cadastro para depois mesclar os repetidos, abrir um orçamento abaixo do cadastro do potencial e selecionar os produtos para montar a proposta, mas antes quais as linhas de produtos para apresentar na feira, qual o preço, quando seria inserido na base de dados para disponibilizar para os vendedores?
Emitir o pedido e encaminhar para o ERP faturar e a ordem de envio de mercadoria, o ERP tem regras para entrada do cadastro de empresas e pessoa físisca, como o CNPJ e CPF que devem ser validados para poder emitir a NF e cobrança, como e quando fazer a integração entre as duas ferramentas?
Automatizar um processo carece de formalizar a ações passo a passo e testar para ter certeza que funciona, sem este procedimento não há como garantir o resultado correto no final do processo.
Implantar um CRM na empresa parte de um projeto comercial, quando a implantação é realizada por “osmose” com o fluxo existente o tempo de efetivação do projeto é mais longo, contudo os detalhes dos processos tem menos revisões e erros pois são testados na prática no dia-a-dia.
É compreensível a expectativa em ter “tudo integrado e automatizado”, porém para atingir este cenário é preciso planejamento e empenho na formalização dos processos, montar uma base de trabalho. Como se diz no popular, “é preciso ter a fundação para depois subir as paredes para apoiar o telhado”, não dá para inverter a ordem.
Caso você esteja buscando uma Solução de CRM para sua empresa, tenha em mente que depois de contratar o software ou plataforma de trabalho será necessário investir tempo e horas de trabalho para formalizar os processos, treinar a equipe e acompanhar as informações para ajustar e aprimorar os resultados do seu time.

Pense grande, comece pequeno.

Este dito popular é a primeira lição para implementar o CRM na empresa.

Ao longo dos anos participei de muito projetos que começavam tratando de integração do ERP com o CRM, com processos de automação complexos, funcionalidades de cálculo, alertas, distribuição otimizada, passagem de carteira inativa e por aí vai. Bem como todo projeto e montava-mos o escopo, participava-mos de inúmeras reuniões, revisavamos o escopo, construia-mos o ambiente de desenvolvimento, homologação e no momento de colocar em produção, uma série de passos não haviam sido previstos, inúmeras revisões vinham dos usuários, isso quando não era solicitado novos módulos e funções, normalmente acontecia quando o usuário conhecia a ferramenta e as possibilidades de automação.

Por fim o desgaste para colocar o projeto em produção sempre era grande para os dois lados.

A partir de 2010 mudamos o formato de implantação do CRM, começamos pela base de dados, organizando a estrutura de cadastro, montando a organização de acessos e uso, o mais simples possível. Tudo para colocar o CRM em produção o mais rápido possível, coletando os leads ou potenciais, formalizando o processo de agendamento de reuniões, tarefas e e-mails.

Com a base de dados organizada as demandas dos departamentos de tornam mais claras e fazem sentido, permitem para o gestor do projeto priorizar e implementar as funções e funcionalidades de uma vez só. Com isso evitamos a interminável sequência de revisões e alterações do projeto.

Em suma, para implementar um CRM na empresa e preciso iniciar pela base, centralizar edepois evoluir para as integrações e automações. Apenas com a organização básica que o Simple Pack CRM disponibiliza no início da utilização provém ganhos de performance e velocidade nos processos básicos da informação da área comercial.

Depois de iniciada a operação aí sim podemos planejar a integração com o ERP, Site, Workflow para automatiza os processos que já estão sendo realizados pela equipe.

E-mail bonito e bem montado.

Por alguns instantes tente anotar um pedaço de papel, a sua frente, quantos potenciais clientes você tem na carteira de vendas da empresa. Me refiro a todos os potenciais que toda sua equipe faz contato todos os dias.

Uma uma única pessoa é capaz de contatar 100 novas pessoas por mês, isso por e-mail, então em um ano de trabalho teremos 1000 potenciais clientes, sempre pensando em uma média, multiplique pela quantidade de pessoas na sua equipe de vendas, depois multiplique por três (anos), aí está a base de potenciais ou leads como se diz.

Agora vamos conversar sobre mandar mensagens de e-mail para todo esse Universo de potenciais clientes, colocar no corpo do e-mail o nome o gênero de tratativa e o nome da empresa de cada uma dessas pessoas, gerenciar o nível de contato e o “pé da conversa” com cada uma destas pessoas. Este trabalho exige uma carga horas diárias extremamente elevada de cada pessoa da área comercial, o que nos leva para um “Limbo de mensagens” que nunca acabam e a caixa de entrada nunca fica vazia.

Trabalhamos, trabalhamos, trabalhamos e trabalhamos, e ainda sim parece que o dia não rende, entre as respostas, cópias e encaminhamentos, seguem uma infinidade de erros de ortografia e falta de continuidade de assunto, que naturalmente gera cada vez mais confusão.

O Simple Pack CRM oferece o recurso de modelos de carta de e-mail com mescla de dados da base dados, que nos permite além de conversar com milhares de pessoas por e-mail, tratar cada uma pelo nome, gênero e nome de empresa, encaminhar cartas revizadas com o português adequado e bem escrito centenas e milhares de vezes com apenas um clique.

Se se você puder pare por um instante e analise a quantidade de e-mails que tem na caixa de entrada dos seus vendedores, meça a quantidade de energia esforço que eles tem que aplicar para responder todas estas mensagens para materializar orçamentos ou oportunidades de vendas, então estamos no caminho para compreender a importância de ter uma plataforma de trabalho que centraliza, organiza e automatiza os processos da sua área comercial.

Porque investir em CRM?

Simples! Para ter tempo, velocidade e controle da informação.

No artigo anterior comentei a respeito importância da automação, usei como exemplo a técnica que uso para escrever os artigos.

Ao utilizar o Simple pack CRM é possível conversar em apenas um único dia de trabalho com milhares de pessoas, tratando cada uma pelo seu nome, utilizando a referência da empresa onde trabalha, tratando pelo gênero (prezado ou prezada). Utilizando as ferramentas de workflow, e o módulo de campanhas ,é possível literalmente conversar por e-mail com todas essas pessoas, as mensagens e respostas são direcionadas por assunto e ou resposta para cada pessoa da equipe conforme configuramos o Workflow.

Ainda dentro das funcionalidades de resposta e automação, podemos criar automaticamente propostas e oportunidades disparando alertas de prioridade de atendimento, agendar ligações, tarefas, reuniões o limite da automação e a criatividade.

Caso o seu dia a dia seja atribulado, você não tem tempo para parar e estudar o como a tecnologia pode te ajudar a alcançar seus objetivos e metas de vendas, provavelmente você deva ter um dia com a caixa de entrada do Outlook lotado de mensagens pendentes para responder, várias planilhas para preencher, diversas pessoas te consultado sobre os mais diferentes assuntos para poder dar seguimento às atividades.

Toda vez que você fica sem tempo para analisar o que está acontecendo ao seu redor, uma série de decisões deixam de ser tomadas e um monte de processos ficam sujeitos ao erro. O Gestor Comercial não deve carregar o peso de responder e-mails, tratar assuntos pontuais, montar relatórios e ficar caçando informação para poder avaliar suas possibilidades de sucesso, todas essas circunstâncias e informações devem ser disponibilizadas em tempo real com qualidade e assertividade para que você possa tomar suas decisões com tempo.

Não saber, é o que causa a crise.

A falta de informação conduz a tomada de decisão equivocada, ou a não ação.
Veja por exemplo a decisão de cortar vendedores, como tomar esta decisão? Já é bastante ruim pensar em diminuir as pessoas que estão trabalhando para trazer faturamento para dentro da empresa, fica pior ainda quando a percepção do que e como estas pessoas estão trabalhando não são retratadas com base em números.
Sendo direto, a dispensa do vendedor por vezes é feita apenas pela impressão pessoal, dificilmente há uma análise sobre como o vendedor está trabalhando, o único indicador por vezes é a conta apresentada pelo financeiro, com o valor de salário, tributos, pagamento de despesas de deslocamento e telefonia versus o total do faturamento atingido com vendas, e não estamos falando da análise sobre vendedor, mas sim do total produzido pela equipe de vendas.
Como as metas não são atingidas “Alguém precisa ser demitido” .
Para chegarmos a este extremo quais foram os problemas que aconteceram ao longo do caminho?
Treinamento, orientação, informação, recursos tudo que foi investido na contratação do vendedor, como ele utilizou estes recursos, houve direcionamento e ajuste nas ações para o sucesso nas vendas?
Registrar a quantidade de ligações, visitas, e-mails, tarefas, propostas não são apenas para “controlar” ou por não confiar no trabalho do vendedor, estes dados ajudam a compreender o quanto e como estamos trabalhando.  Sem a visão lógica dos dados como é possível acertar nas decisões?
O Simple Pack CRM oferece uma plataforma de trabalho rápida, intuitiva e acessível via internet que permite captar os dados, centralizar, organizar e automatizar os processos gerando informações de qualidade e em tempo real para a direção comercial da empresa.