Automação = resultado

Depois de publicar meu último artigo sobre planejamento para 2019, acessei minha conta no LinkedIn, montei um pequeno script de trabalho para poder conversar com todos os contatos de São Paulo, para quem não conhece esse é um filtro que podemos aplicar na lista de contatos que temos.

Selecionei uma lista de 471 pessoas, na página de resposta da pesquisa vinham listadas apenas 10 pessoas, com o recurso que tinha em mãos montei um pequeno texto falando sobre o planejamento da automação para ano que vem, então de perfil em perfil fui acessando as páginas enviando uma mensagem simples, com o breve “Olá” o nome da pessoa e colava a mensagem, depois de 364 contatos realizados a página do LinkedIn abriu um alerta informando que é proibido realizar ou utilizar softwares de automação para contatos dentro da rede.

O mais curioso foi que o processo que eu realizei foi manual e acessando página a página, tomo o cuidado de conversar com cada um dos contatos que tenho na rede, contudo a velocidade com que realizei os acessos e envio das mensagens ficou semelhante a uma máquina trabalhando.

Pois bem este é o ponto que quero chegar, automatizar o processo necessariamente não requer um software ou equipamento especial, uma simples análise de uma ação repetitiva, seguido da sua organização e aprimoramento do processo é capaz de gerar resultados expressivos.

Vender não tem segredo, é tudo uma questão de estatística e probabilidade, quanto mais definido for o processo melhores serão as chances, e com uma ferramenta ou método de registro dos dados para poder comparar e aprimorar o processo é possível aumentar os resultados expressivamente.

Apenas apenas para não perder a oportunidade em falar do Simple pack CRM, nosso produto oferece uma solução robusta e madura para apoiar a operação no dia a dia das equipes, centralizando os dados, organizando em informações e permitindo automatizar os processos para gerar mais resultados em vendas ou  no atendimento ao cliente.

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Planejamento para 2019

Chegamos ao mês de outubro, costumeiramente época de planejar o próximo ano, muitas empresas focam no planejamento financeiro, o conhecido “budget”, e outras expandem a visão para o ano seguinte com o planejamento estratégico.

Uma das bases para poder realizar o planejamento está “olhar para o retrovisor” e analisar o que foi feito, com base nas informações estimar as metas do que será feito no próximo ano.

Vou focar aqui na visão do planejamento estratégico para área comercial, não vou falar sobre marketing e nem sobre a gestão financeira, o foco estará nas ações do dia a dia na área de vendas.

Em vários artigos tenho argumentado sobre a importância de contabilizar as ações do dia a dia, estamos falando aqui sobre quantidade de ligações, e-mails recebidos e enviados, visitas ou reuniões, propostas emitidas e a evolução da negociação até o indicador de ganhamos ou perdemos.

Claro é mais simples contabilizar os pedidos que foram efetivados ao longo do ano, mesmo não tendo uma plataforma de ERP, mas medir a quantidade de ações, e o custo do quanto trabalhamos, para conquistar os pedidos não aparecem nas planilhas de fechamento financeiro e nem no controle das notas fiscais.

Quero provocar o honrado leitor a pensar”Tecnologia de Gestão do relacionamento do cliente”, não importa a quantidade de pessoas na área comercial, o ano ainda terá 42 semanas úteis de trabalho, você terá que trabalhar os contatos que já estão na sua carteira e conhecer novas empresas, ou clientes, para expandir as possibilidades de vendas da sua empresa.

Vender não tem segredo é apenas um jogo de estatística e probabilidades, para quem tem o Simple Pack CRM como base.

Trabalhar de forma artesanal utilizando apenas o gestor de e-mail e algumas planilhas, que só atrapalham e tomam energia e tempo da equipe na tentativa de manter organizados os dados, apenas manter a você e sua empresa e tamanho que já estão.

A proposta do Simple Pack CRM é centralizar, organizar e automatizar os processos de vendas facilitando o dia-a-dia e permitindo que você realize muito mais tarefas e acompanhe muito mais oportunidades de negócio do que se estivesse trabalhando de forma artesanal.

Não deixe para depois do Carnaval a tarefa de fazer o planejamento estratégico , você já terá perdido 2 meses do ano e sairá atrasado nas suas ações. Gostaria de repetir aqui uma frase que sempre escuto dos escritórios de advocacia que atendemos com o Simple pack CRM:

“O direito não assiste aos que dormem”, e parafraseando um ditado popular “Deus ajuda a quem cedo madruga”

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Organizar o departamento de vendas

Ao longo deste anos tenho visto diversos formatos e estruturas de vendas.
Nas empresas que vão bem e são fortes competidoras no mercado em que atuam, a base do sucesso está na organização metódica e disciplinada.
Contam com uma base de informação qualificada e centralizada, tem um departamento de administração de vendas ou “Backoffice”, tem fluxos de trabalho e apresentação de resultados periódicos e detalhados, profissionais treinados e gabaritados em cada posição do fluxo e no final da estrutura um Gestor Comercial, gerente ou diretor dedicado única e exclusivamente ao sucesso e crescimento dos resultados de vendas.
A maioria das empresas não contam com essa estrutura comercial, e de uma forma genérica se entendem como “pequenas” para alcançar este nível de organização, e por este entendimento não dedicam o devido cuidado ao departamento mais importante da empresa, Vendas.
Por não trabalhar com sistema, métricas e ciência a “missão de vender” é delegada de forma pessoal, cada vendedor por si dentro do seu entendimento e a sua maneira de trabalhar, e desta forma tudo é muito difícil, o mercado nunca está favorável, sempre existem crises e concorrência para explicar o baixo faturamento.
Estruturar um departamento de vendas não é complicado, começa com um papel em branco e uma caneta, e por mais estranho e possa parecer este é o caminho mais curto para o entendimento de como a empresa vende. Ao criar um diagrama com as etapas de vendas, começando no cadastro de potenciais clientes, qualificando esses cadastros, estabelecendo as etapas para contato, apresentação inicial, argumentação de venda, geração da proposta, etapas de negociação (funil de vendas), contagem de tempo e ações para a decisão da compra ou declinar, conhecidos como GANHOU ou PERDEU o pedido.
O segundo passo é dividir o processo em “pequenos pedaços” que podem ser repetidos diariamente e por fim treinar pessoas para realizar estes processos.
Abraham Lincoln tinha uma célebre frase, dizia ele:

“Liderar é desenvolver habilidades extraordinárias em pessoas comuns”

Não importa a quantidade de empregados,  mercado em que atua, tempo de atividade ou o tamanho da empresa, para sobreviver e crescer todas necessitam de informação.

Quantos novos potenciais clientes entraram em contato com sua empresa este mês?
Quantos e-mails de apresentação foram enviados?
Quantas ligações foram realizadas ou recebidas?
Quantas visitas ou reuniões foram realizadas este mês?
Quantas propostas ou orçamentos forma emitidos?

E o mais importante, quantos pedidos foram fechados depois de todo este trabalho?

A proposta do Simple Pack CRM é centralizar os dados, organizar em informações para poder automatizar os processos, convido o leitor a visitar nossa área de recursos para conhecer mais nossa solução.

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Pedidos Não caem do Céu.

“não estou preocupado com que o vendedor faz, desde que cumpra a meta de vendas do mês”
Existem alguns perigos nesta frase, e todos eles levam a crise de faturamento na empresa.
Se o gerente não tem informações sobre como a equipe está trabalhando, como será possível direcionar ou realinhar o formato de trabalho para que o vendedor sempre consiga ter sucesso e fechar pedidos?
Ainda estamos no tempo em que há quem pense que CRM serve para controlar agenda, ou para receber pedidos, ter um cadastro dos clientes, e por que não pontuamos aqui que “é apenas uma ferramenta a mais para atrapalhar o dia”.
Existem algumas linhas de pensamento formatadas em que o ERP já faz o trabalho de CRM porque a ferramenta permite montar orçamentos, recebe pedidos seja uma espécie de gerenciador de relacionamento com cliente.
Não podemos esquecer dos que acreditam que seja possível gerenciar o relacionamento com o cliente utilizando planilhas eletrônicas, e para fechar a linha dos equívocos os que acreditam piamente que as ferramentas de prospecção, envio de emails acompanhamento de navegação pela internet possam oferecer uma visão gerencial sobre os processos da área comercial.
Gerenciar o relacionamento com o cliente trata-se de “contar” a quantidade de vezes que ligamos para ele (o cliente), quanto tempo faz desde o último contato, o que é importante para ele, ou ela, qual a preferência de contato se por e-mail, ligação, visita presencial ou vídeo conferência via internet.
Com uma base de informações, simples como a contagem acima, podemos entender o fluxo da informação, visualizar como a equipe está atuando, perceber as qualidades de cada integrante e alinhá-las com o fluxo de trabalho mais inteligente para alcançar o sucesso do pedido.
Gerenciar o Relacionamento com o Cliente é muito mais que mandar e-mail marketing, é mais que passar o dia montando relatórios e buscando informações via mensagem no Whatsapp, ligando para a equipe ou realizando as intermináveis reuniões de vendas. Trata-se de entendimento, puro e simples de dados confiáveis e em tempo real.
Nossa proposta com o Simple Pack CRM é centralizar os dados, organizar em informações para poder automatizar os processos de vendas e atendimento ao cliente. E como diria o memorável Dale Carnegie “trabalhar duro e em silêncio, para que os resultados façam o barulho.”
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Vender em série como Ford

A grande revolução do século 20 foi a conceituação e montagem da primeira linha de automóveis em série feita por Henry Ford.  Ele não foi o inventor do carro, mas foi quem que liderou os grandes pensadores na direção do conceito de montar uma linha de produção sequenciada de automóveis.
Seu slogan era “Vocês podem comprar todos os meus carros pretos”
Todos os carros produzidos na linha de montagem seguiam um rigoroso padrão de peças processos e o que era o jargão principal da companhia.
Com a padronização dos processos Ford mudou completamente a regra do jogo e o formato de comercialização do ramo automotivo. Como produzia muito, e em série, tinha preços muito competitivos, assim seus carros foram vendidos ao redor do planeta e em muito pouco tempo a Ford tornou-se o gigante do mercado automotivo.
Trazendo para os dias atuais, devemos olhar para o exemplo de Ford e dedicar nossos esforços na organização e padronização dos processos da empresa, assim como na época Ford iniciou a primeira linha de montagem, e conquistou o mercado por conta ser o único com organização e padronização seriada, tudo mudou para quem insistia em  fazer o automóvel sem padrões e processos, o custo de tudo ser especial tirava a competitividade e as oportunidades eram perdidas para a “novidade”.
Ao implantar o Simple Pack CRM, você conseguirá padronizar os processos e procedimentos que a sua equipe realiza no dia a dia, com informações você conseguirá melhorar esses processos, eliminar o retrabalho e tirar gargalos que comprometem a sua produtividade.
Assim como Ford foi o pioneiro padronizando a forma de fabricar carros em série, pense em padronizar seus processos da área comercial, e demais departamentos, para poder vender mais padrões de vendas com tempo menor atendendo mais clientes em menos tempo.
Com o Simple Pack CRM, você se livra do custo de licença por usuário, do custo da implantação e do interminável “desenvolvimento de projeto complexo” que demora para implementar. Simples, rápido e completo, assim como Ford nós repensamos o formato de implementação do CRM para trabalhar em série e atender com qualidade ao maior número de clientes sendo diferente e único no mercado de tecnologia da informação.

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CRM, mitos e barreiras internas

Porque parece tão difícil implantar um CRM para gestão do relacionamento com o cliente na empresa?

Ao longo dos anos tenho trabalhado em números mercados, empresas de diversos tamanhos, culturas e especificidades de rotina de trabalho, com base nessa vivência, compreendi que a crenças ou pré-suposição que o CRM é um “programa” complexo, muito caro e que burocratiza o dia a a dia da equipe tirando a performance dos resultados de vendas, é o primeiro mito a ser vencido.

Iniciando pela complexidade dos processos de CRM, todas empresas que tive o prazer de visitar, e conhecer o fluxo de trabalho, já tinham um “método de gerenciamento” do relacionamento com seus clientes, fosse através de sistema de mensagens gerenciando com Outlook, fazendo anotações em cadernos para gestão com memória de forma individual, ou então com as conhecidas as planilhas em Excel.

Maior dificuldade no entendimento e quebra do mito “que ter um sistema de CRM empresa em algo complexo que somente as grandes empresas multinacionais podem ter um CRM” faz parte da natureza do ser humano na sua essência a aversão a mudanças.

O consciente coletivo de trabalho é modelado ao longo do tempo através da tentativa e erro, sucesso e reconhecimento, segurança e estabilidade. Por mais que busquemos o entendimento do fluxo de trabalho manual, ou individual, e demonstrar que este mesmo fluxo pode ser organizado em conjunto com os demais membros da equipe, naturalmente o repúdio a mudança emergirá e se colocará como barreira contra o novo.

No no artigo as “10 lições que aprendi implantado o CRM” (disponível neste link) aponto a necessidade de implantar o CRM adequando ao fluxo de trabalho da equipe na primeira etapa é importante não mudar o processo já existente na empresa, claro é preciso sonhar grande e visualizar o cenário amplo com performance e automação para melhorar os resultados de vendas, contudo a base deve ser focada nas pequenas implementações, detalhes do dia a dia que normalmente passam batido, e no final são as mais importantes para a composição dos indicadores de performance.

Depois depois de 2015 desenvolvemos o método que combina o processo de trabalho seguro e orgânico que permite a implantação do Simple Pack CRM desmontando o mito da complexidade alinhado com a quebra de paradigma de alto custo para ter uma solução de CRM na empresa, nosso método foi pensado para abraçar a rotina do usuário respeitando valores e cultura permitindo a transição de forma serena e bastante eficaz, acompanhado de uma excelente proposta comercial baseada no método SAS, ou seja quanto mais usuários colocar no sistema mais barato fica o valor por usuário, trocando em miúdos o Simple Pack CRM é desenvolvido para motivar e viabilizar a expansão da operação e disponibilização de tecnologia para o maior número de usuários sem o peso da crescente com o o valor de licença por usuários.

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Desperdício de dinheiro para prospectar.

Tenho recebido diversos e-mails com propaganda de empresas prometendo atrair novos lídes. Normalmente são sistemas de disparo de e-mail marketing em massa que prometem automação a mescla e montagem das cartas, facilidade na montagem do layout, velocidade e simplicidade para subir listas de e-mails para enviar as campanhas.

Junto com essas empresas que prometem automação da “máquina de vendas”, estão os sites que vendem bases de dados que foram extraídos de sabe-se lá de onde. Então, a proposta é contratar o serviço de disparo de e-mail e comprar bases de dados, com listas de emails de pessoas desconhecidas, e arrebentar a caixa de entrada de e-mail com mensagens não solicitadas, leia-se aqui o conhecido e famoso spam.

Normalmente o retorno dessas “campanhas” de e-mail marketing não ultrapassam 4% de retorno, isso com muita sorte e uma base de dados próxima da qualificação do que estamos tentando vender, contudo os outros 96% de internautas vão denunciar a empresa como Spaner, então para uma próxima campanha seremos obrigados a “comprar” novas bases e fazer uma nova carga para poder disparar e tentar tirar com muita sorte 4% de retorno da quantidade de e-mails enviados.

Gostaria da sua atenção para o círculo vicioso, o desperdício de recursos, pessoal equipamento e tempo, quando não há cuidado ou qualificação da base para extrair o maior número de pessoas interessadas tudo que acontecerá será o desperdício de dinheiro.

Trabalhar uma base de dados, mandar informações relevantes para os potenciais clientes que podem vir a comprar nossos produtos e serviços, é uma forma de economizar dinheiro tempo e preservar o valor da marca da empresa na internet.

Antes de pensar em sair disparando centenas de milhares de e-mails para pessoas as quais não solicitaram seu contato, pense em trabalhar com a venda reversa, gerando conteúdo no seu site e nas redes sociais, permitindo que os interessados achem facilmente seus canais de comunicação e peçam para que você mande o seu material, esta estratégia garante a inversão da proporção de valores, pois uma campanha feita para pessoas que te conhecem e estão interessadas no que você vende tem taxa de abertura e retorno superiores a 60% maximizando assim o dinheiro  investido em sistemas de disparo de e-mail marketing, custo da mão de obra para montagem e disparo nas campanhas, maximizando a quantidade de potenciais oportunidade de negócio.

Convido convido os honrados leitores a conhecer um pouco mais das funcionalidades de qualificação de potenciais e montagem de base de dados que oferecemos com o Simple Pack CRM.

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Prego, prego, porca, parafuso!

Você já reparou o como é insano correr atrás de novos Leads para poder apresentar os produtos e serviços no dia a dia?

Neste momento estou repassando os resultados da prospecção, que mencionei no artigo anterior.  É muito interessante analisar os dados e modelar filtros conforme vamos tomando ciência sobre a base que estamos trabalhando.

O entendimento do “para que serve o registro ou como utilizá-lo” varia de empresa para empresa, aqui na Soluções em CRM entendemos que o prospecto é um cadastro frio, onde a pessoa do outro lado não faço a menor ideia de quem somos ou o que vendemos, da mesma forma do nosso lado nós não temos a menor ideia se a pessoa do outro lado tem perfil para comprar nosso produto ou se está interessada no que temos a oferecer, é quase uma gangorra onde buscamos equilibrar ação intenção.

Quando este contato frio responde nossas mensagens perguntando “quanto custa ou como funciona”, nós então entendemos que ela se torna um potencial cliente, encaminhamos material de apresentação marcamos conference call via internet ou agendamos uma visita para apresentamos nossa proposta. Daí em diante é fazer follow-up e negociar até o fechamento, entendendo que o fechamento trata de “perdemos ou ganhamos”.  No caso do perdemos de qualquer maneira mantemos o cadastro pois, perdemos nesta oportunidade não quer dizer que não possa haver novas oportunidades, levando em conta que o contato está qualificado e com histórico de relacionamento.

No caso do ganhamos, o potencial é convertido em contato e o seu cadastro é desmembrado para uma empresa que chamamos de cliente, então todo o relacionamento e as ações mudam de pré-vendas para pós-vendas e acompanhamento da continuidade da satisfação de nossos clientes.

Ok, você deve estar perguntando e o tal do prego, porca e parafuso?

Então traçar uma estratégia de entendimento claro sobre como separar as massas de informação é o primeiro passo para organizar e automatizar a comunicação com seus clientes, lógico que eu vou puxar a brasa da sardinha do meu produto o Simple Pack CRM, que permite modelar e mover grandes quantidades de cadastros e conversar com minha lista de contatos de uma vez, se dirigindo pessoa a pessoa respeitando a individualidade, é dessa forma que os nossos e-mails disparados diariamente tem uma taxa de retorno acima de 48% de abertura e resposta.

O segredo é ter as massas de dados devidamente qualificadas e separadas para cada uma das ações, sejam do pessoal de Marketing, da administração de vendas ou do pós vendas.

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A jornada da prospecção de clientes

Você já parou para contabilizar a quantidade de emails que a sua empresa dispara para prospectar novos clientes versos a quantidade de pessoas que ficam interessadas no que você está oferecendo?

Pois bem, hoje estava trabalhando na análise dos dados de prospecção aqui da empresa e me dediquei especialmente a uma ação que o pessoal do marketing realizou disparando um e-mail de validação de cadastros na nossa base de prospectos, leia-se aqui “prospecto” o cadastro de uma pessoa que nunca conversou com a nossa equipe, o famoso Cold call.

Como de praxe o retorno não passou de 2% no primeiro dia e observando mais no detalhe do atendimento dos representantes, vi que todas as mensagens que retornaram foram respondidas, contudo, um grupo de mensagens me chamou muito atenção, um dos representantes respondeu 48 e-mails em apenas 20 minutos, minha curiosidade me levou abrir alguns dos contatos e ver as mensagens, para minha surpresa constatei que o representante havia montado um corpo de resposta padrão, apenas trocando o nome do destinatário ele conseguiu criar o caminho para a evolução do prospecto para uma pessoa interessada no que oferecemos, aqui chamamos de potencial cliente.

É divertido ver a criatividade e a superação da equipe de vendas, com tanta automação e tantos recursos que temos à nossa disposição, foi uma solução pessoal e o cuidado em responder cada mensagem colocando o nome do contato que trouxe mais resultado, explico.

Depois depois da segunda mensagem o representante criou mais três corpos de mensagens com argumentação que direcionavam o interesse do prospecto a pedir para conhecer mais sobre nosso produto, ele também criou dois corpos de mensagem como agradecimento para pessoas que não tinham interesse e também para agradecer pessoas que não tinham o perfil para comprar nosso produto.

Para para surpresa encontrei um caminho ou “jornada do prospecto” por assim dizer que geraram 50% de aproveitamento da prospecção deste representante específico convertendo os prospectos em potenciais clientes.

Vou vou continuar acompanhando a jornada da informação e contarei no próximo post o que foi que resultou esta jornada.

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Administrar vendas, é ciência.

Um administrador de vendas não é um bom vendedor, quem administra números quantidades e processos deve ser bom em entender estes dados para poder ajudar que é bom de venda a melhorar ainda mais seus processos e ter mais fechamentos.

Trabalhar trabalhar com a gestão do relacionamento com o cliente é por fundamento acompanhar as quantidades de registros das interações e atividades que o time de vendas tem como Universo de clientes. Dito isso buscamos entender e ter ciência sobre o que é gerenciar números.

Tenho tenho escutado no dia a dia em várias situações pessoas dizendo que não precisam desta bobagem de ficar contando quantas ligações e meios e reuniões desde que “os vendedores Tragam pedidos”, é o mesmo que jogar com a sorte em uma roleta russa, sem compreender a probabilidade entre ganhar e perder.

Lembre-me lembro-me do tempo em que o gerente comercial era visto apenas como o profissional que tinha mais poder para dar descontos e negociar condições de pagamentos, então a mesa dele vivia lotada com solicitações dos vendedores pedindo os famosos descontos para fechamento. Provavelmente você já deve ter visto essa situação, dito isto você também deve ter visto que a maioria das solicitações era negada e no final do mês o gerente dos descontos era obrigado a sair a campo para negociar fechamentos tentando Alcançar a meta de vendas.

Da da prática o que acontecia era que baixava se a margem de lucro em nome de trazer pedidos, e sendo polêmico na minha linha de pensamento tentar salvar o seu emprego a “Qualquer Custo” mesmo que gerasse prejuízo para empresa.

O que digo aqui não é achismo encontro diversas empresas com volume de trabalho mas com financeiro em frangalhos, trocando títulos em bancos ou pedindo empréstimos para conseguir comprar matéria-prima e ganhar mais um mês de sobrevida, esse fenômeno acontece por causa justamente dos descontos.

O o que você pode me dizer que quem dita o preço é o mercado e que se o concorrente baixar o preço você é obrigado a baixar também. Em um mercado maduro o desconto só é dado sobre o volume de compra ou pagamento à vista. A redução do preço de venda do produto só é aplicada quando é alcançada a redução do custo de fabricação.

Salvo essas duas situações, nos mercados competitivos maduros não há descontos sobre o produto, desta forma preservando o que há de mais importante para a vida de uma empresa “a margem de lucro”.

ainda dentro do discurso polêmico convido o honrado leitor a meditar sobre as ações e o fluxo comercial que acontecem na sua empresa, vocês têm conhecimento sobre o custo da venda? diariamente são acompanhados os indicadores de fechamento de pedido versus quantidade de propostas emitidas? vocês têm um indicador para medir a quantidade de novos clientes que cada vendedor atende diariamente?

A a palavra ciência quer dizer ter entendimento profundo sobre algo apartir da observação sistematizada, identificando é explicando determinadas categorias de fatos ou fenômenos de forma metódica e racional.

Gerenciar o relacionamento com cliente é estudar com profundidade todos os indicadores e informações geradas por equipe.

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