R$0,35 de prejuízo por e-mail

Esta é uma conta que acaba passando despercebida na gestão do dia a dia, chegamos a este número calculando o custo do salário, estrutura física, tecnologia, licenças de softwares versus o tempo por minuto no mês.

É natural que um dia de trabalho o usuário receba, encaminhe e envie centenas de e-mail, sem falar na quantidade de mensagens não solicitadas com propagandas e assuntos que não interessam.

Convido o honrado leitor a um breve exercício de contagem de tempo que é gasto para ler um e-mail, responder ou encaminhar, e aí, arquivar a informação. Ok , você pode me dizer que esse é o trabalho natural, mas, e se contar o tempo necessário para encontrar uma mensagem, assunto, arquivo ou até gerar um rápido relatório, vamos estimar em 3 minutos?

Certo estamos falando de um custo de R$ 1,05, para achar a informação, e vamos dizer que uma pessoa tenha que procurar informações na caixa de e–mails umas 5 vezes por dia?

Já estamos falando de R$ 5,25 de custo por dia, mas e se multiplicar-mos por 200 dias úteis do ano?

Chegamos a soma de R$ 1.050,00 de custo, apenas para localizar a informação, e convido novamente o leitos a multiplicar pela quantidade de funcionários que trabalham com e-mails aí na empresa.

No processo de 5 etapas, apenas para trabalhar com e-mails, temos receber a mensagem, ler, responder, arquivar e localizar, que é o processo que gera custo e prejuízo, falamos de 20% da operação diária de uma equipe.

Investir em tecnologia como o Simple Pack CRM, reduz drasticamente este custo, ou prejuízo, apenas com a implantação no dia a dia da equipe, utilizando como plataforma de trabalho ele centraliza as informações e organiza para que o processo de busca de informação ou geração de relatórios seja um processo rápido, barato e confiável.

Acesse nosso site em www.solucoesemcrm.com.br/recursos e conheça mais sobre como nossa solução pode agregar valor ao dia a dia da equipe da sua empresa.

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Planejamento para 2019

Chegamos ao mês de outubro, costumeiramente época de planejar o próximo ano, muitas empresas focam no planejamento financeiro, o conhecido “budget”, e outras expandem a visão para o ano seguinte com o planejamento estratégico.

Uma das bases para poder realizar o planejamento está “olhar para o retrovisor” e analisar o que foi feito, com base nas informações estimar as metas do que será feito no próximo ano.

Vou focar aqui na visão do planejamento estratégico para área comercial, não vou falar sobre marketing e nem sobre a gestão financeira, o foco estará nas ações do dia a dia na área de vendas.

Em vários artigos tenho argumentado sobre a importância de contabilizar as ações do dia a dia, estamos falando aqui sobre quantidade de ligações, e-mails recebidos e enviados, visitas ou reuniões, propostas emitidas e a evolução da negociação até o indicador de ganhamos ou perdemos.

Claro é mais simples contabilizar os pedidos que foram efetivados ao longo do ano, mesmo não tendo uma plataforma de ERP, mas medir a quantidade de ações, e o custo do quanto trabalhamos, para conquistar os pedidos não aparecem nas planilhas de fechamento financeiro e nem no controle das notas fiscais.

Quero provocar o honrado leitor a pensar”Tecnologia de Gestão do relacionamento do cliente”, não importa a quantidade de pessoas na área comercial, o ano ainda terá 42 semanas úteis de trabalho, você terá que trabalhar os contatos que já estão na sua carteira e conhecer novas empresas, ou clientes, para expandir as possibilidades de vendas da sua empresa.

Vender não tem segredo é apenas um jogo de estatística e probabilidades, para quem tem o Simple Pack CRM como base.

Trabalhar de forma artesanal utilizando apenas o gestor de e-mail e algumas planilhas, que só atrapalham e tomam energia e tempo da equipe na tentativa de manter organizados os dados, apenas manter a você e sua empresa e tamanho que já estão.

A proposta do Simple Pack CRM é centralizar, organizar e automatizar os processos de vendas facilitando o dia-a-dia e permitindo que você realize muito mais tarefas e acompanhe muito mais oportunidades de negócio do que se estivesse trabalhando de forma artesanal.

Não deixe para depois do Carnaval a tarefa de fazer o planejamento estratégico , você já terá perdido 2 meses do ano e sairá atrasado nas suas ações. Gostaria de repetir aqui uma frase que sempre escuto dos escritórios de advocacia que atendemos com o Simple pack CRM:

“O direito não assiste aos que dormem”, e parafraseando um ditado popular “Deus ajuda a quem cedo madruga”

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Organizar o departamento de vendas

Ao longo deste anos tenho visto diversos formatos e estruturas de vendas.
Nas empresas que vão bem e são fortes competidoras no mercado em que atuam, a base do sucesso está na organização metódica e disciplinada.
Contam com uma base de informação qualificada e centralizada, tem um departamento de administração de vendas ou “Backoffice”, tem fluxos de trabalho e apresentação de resultados periódicos e detalhados, profissionais treinados e gabaritados em cada posição do fluxo e no final da estrutura um Gestor Comercial, gerente ou diretor dedicado única e exclusivamente ao sucesso e crescimento dos resultados de vendas.
A maioria das empresas não contam com essa estrutura comercial, e de uma forma genérica se entendem como “pequenas” para alcançar este nível de organização, e por este entendimento não dedicam o devido cuidado ao departamento mais importante da empresa, Vendas.
Por não trabalhar com sistema, métricas e ciência a “missão de vender” é delegada de forma pessoal, cada vendedor por si dentro do seu entendimento e a sua maneira de trabalhar, e desta forma tudo é muito difícil, o mercado nunca está favorável, sempre existem crises e concorrência para explicar o baixo faturamento.
Estruturar um departamento de vendas não é complicado, começa com um papel em branco e uma caneta, e por mais estranho e possa parecer este é o caminho mais curto para o entendimento de como a empresa vende. Ao criar um diagrama com as etapas de vendas, começando no cadastro de potenciais clientes, qualificando esses cadastros, estabelecendo as etapas para contato, apresentação inicial, argumentação de venda, geração da proposta, etapas de negociação (funil de vendas), contagem de tempo e ações para a decisão da compra ou declinar, conhecidos como GANHOU ou PERDEU o pedido.
O segundo passo é dividir o processo em “pequenos pedaços” que podem ser repetidos diariamente e por fim treinar pessoas para realizar estes processos.
Abraham Lincoln tinha uma célebre frase, dizia ele:

“Liderar é desenvolver habilidades extraordinárias em pessoas comuns”

Não importa a quantidade de empregados,  mercado em que atua, tempo de atividade ou o tamanho da empresa, para sobreviver e crescer todas necessitam de informação.

Quantos novos potenciais clientes entraram em contato com sua empresa este mês?
Quantos e-mails de apresentação foram enviados?
Quantas ligações foram realizadas ou recebidas?
Quantas visitas ou reuniões foram realizadas este mês?
Quantas propostas ou orçamentos forma emitidos?

E o mais importante, quantos pedidos foram fechados depois de todo este trabalho?

A proposta do Simple Pack CRM é centralizar os dados, organizar em informações para poder automatizar os processos, convido o leitor a visitar nossa área de recursos para conhecer mais nossa solução.

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Administrar vendas, é ciência.

Um administrador de vendas não é um bom vendedor, quem administra números quantidades e processos deve ser bom em entender estes dados para poder ajudar que é bom de venda a melhorar ainda mais seus processos e ter mais fechamentos.

Trabalhar trabalhar com a gestão do relacionamento com o cliente é por fundamento acompanhar as quantidades de registros das interações e atividades que o time de vendas tem como Universo de clientes. Dito isso buscamos entender e ter ciência sobre o que é gerenciar números.

Tenho tenho escutado no dia a dia em várias situações pessoas dizendo que não precisam desta bobagem de ficar contando quantas ligações e meios e reuniões desde que “os vendedores Tragam pedidos”, é o mesmo que jogar com a sorte em uma roleta russa, sem compreender a probabilidade entre ganhar e perder.

Lembre-me lembro-me do tempo em que o gerente comercial era visto apenas como o profissional que tinha mais poder para dar descontos e negociar condições de pagamentos, então a mesa dele vivia lotada com solicitações dos vendedores pedindo os famosos descontos para fechamento. Provavelmente você já deve ter visto essa situação, dito isto você também deve ter visto que a maioria das solicitações era negada e no final do mês o gerente dos descontos era obrigado a sair a campo para negociar fechamentos tentando Alcançar a meta de vendas.

Da da prática o que acontecia era que baixava se a margem de lucro em nome de trazer pedidos, e sendo polêmico na minha linha de pensamento tentar salvar o seu emprego a “Qualquer Custo” mesmo que gerasse prejuízo para empresa.

O que digo aqui não é achismo encontro diversas empresas com volume de trabalho mas com financeiro em frangalhos, trocando títulos em bancos ou pedindo empréstimos para conseguir comprar matéria-prima e ganhar mais um mês de sobrevida, esse fenômeno acontece por causa justamente dos descontos.

O o que você pode me dizer que quem dita o preço é o mercado e que se o concorrente baixar o preço você é obrigado a baixar também. Em um mercado maduro o desconto só é dado sobre o volume de compra ou pagamento à vista. A redução do preço de venda do produto só é aplicada quando é alcançada a redução do custo de fabricação.

Salvo essas duas situações, nos mercados competitivos maduros não há descontos sobre o produto, desta forma preservando o que há de mais importante para a vida de uma empresa “a margem de lucro”.

ainda dentro do discurso polêmico convido o honrado leitor a meditar sobre as ações e o fluxo comercial que acontecem na sua empresa, vocês têm conhecimento sobre o custo da venda? diariamente são acompanhados os indicadores de fechamento de pedido versus quantidade de propostas emitidas? vocês têm um indicador para medir a quantidade de novos clientes que cada vendedor atende diariamente?

A a palavra ciência quer dizer ter entendimento profundo sobre algo apartir da observação sistematizada, identificando é explicando determinadas categorias de fatos ou fenômenos de forma metódica e racional.

Gerenciar o relacionamento com cliente é estudar com profundidade todos os indicadores e informações geradas por equipe.

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O resultado das vendas é proporcional a quantidade de ações

Para não deixar o título muito grande resumi a frase:

“Os resultados das vendas é diretamente proporcional à quantidade e qualidade das ações desenvolvidas pela equipe”

Você já passou por aquele momento em que bate o desespero de ver a primeira quinzena do mês indo embora, e as expectativas vão se transformando em incertezas se a meta de faturamento será alcançada?

Pois bem essa é uma realidade que circunda a área comercial e vive no subconsciente do diretor, do gerente comercial e de toda a equipe de vendas. Essa incerteza acontece por causa da falta de informações.

Quando não registramos as ações que são desenvolvidas por cada pessoa no dia a dia de vendas, fica bem difícil ter uma visão clara sobre as probabilidades de fechamento de pedidos, sem informação não dá para tomar decisão.

Longe da cobrança implacável sobre o que cada um está fazendo, a exigência da geração de relatórios e apontamento sobre a previsão vendas, acompanhar os indicadores da quantidade de ligações realizadas pelo time, número de reuniões, quantidade de e-mails enviados e quantidade de emails respondidos e comparar tudo isso versus a quantidade de propostas oportunidades abertas para que no final de tudo seja possível extrair a taxa de conversão de pedidos e ter todos esses indicadores automatizados, disponíveis, em tempo real é uma meta palpável e simples de alcançar utilizando o Simple pack CRM, sem ter que realizar grandes esforços ou mudanças no dia a dia equipe, apenas utilizando a plataforma para trabalhar as funções mais comuns, podemos extrair indicadores e a previsão da curva de comportamento de fechamento de vendas do mês.

Do que me lembro as aulas de administração na faculdade gravei a frase de um professor:

“Administrar é tomar decisões com base na informação.”

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Organizar para prosperar

Estava conversando com o cliente e me veio insite com a vida na área de vendas fica mais fácil quando temos todas as informações organizadas.

E aqui não estou falando apenas do cadastro dos potenciais clientes ou das empresas, estou falando do registro das informações abaixo das pessoas com quem estamos conversando, Trocando em Miúdos o registro das ligações, e-mail soluções tarefas propostas chamados oportunidades e tudo mais que a equipe conversa com o cliente.

Repassando o histórico dos nossos clientes mais antigos, encontrar registros das primeiras propostas que enviamos no ano de 2004, pude Abrir os documentos que ainda estão arquivados dentro do Simple pack e comparar o padrão que trabalhamos hoje. Fiquei impressionado com a diferença de detalhes e o processo de fechamento de pedido, hoje emitir uma proposta para implantar CRM em um cliente é muito mais rápido e prático do que a 14 anos atrás, Ter essas informações amor nos dá uma realidade de quanto evoluímos, E também o que podemos melhorar o processo atual.

Fiz um grande volume indicadores no Google com as buscas de palavras-chave sobre o que é CRM, se eu puder sintetizar em uma frase breve penso que seja na prática ter o registro das interações com os clientes armazenadas e organizadas.

E assim, para gastar um pouco de Tecnologia enquanto escrever este artigo recebi o e-mail de um potencial com uma resposta curta e grossa dizendo que não tinha recebido nenhum e-mail de minha parte, bastou acessar o cadastro dele e ver no histórico que tinhamos trocados mais de 20 e-mails, incluindo as respostas que ele havia me encaminhando, e foi aí quem entende o volume de informações que trabalhamos hoje em dia não permite mais o capricho de gravar tudo na memória, ou gravar tudo de cabeça, para ser competitivo e prosperar é preciso ter tecnologia que faça o trabalho pesado de guardar e organizar as informações para que possamos acessar rapidamente e tomar decisões com segurança.

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O maior desafio na gestão comercial

O dia a dia tem mostrado que a parte mais complicada para qualquer diretor ou gerente comercial é conseguir informação, mas não qualquer informação é conseguir os detalhes do que está acontecendo dentro dos processos e das interações de vendas.

Como saber quais propostas vão fechar ou não. Sabe aquela famosa frase do “feeling de vendas” nada mais era do que a informação retida com o vendedor que sabia dos pormenores das negociações e dos processos que ele estava tocando.

Não desejo de forma alguma polemizar o assunto, contudo não é necessário fazer grande esforço para saber que realmente este é o dia a dia dentro da área comercial. De um lado o gestor comercial busca incansável por informações e detalhes, outro lado os vendedores, cada qual com seu método e processo, buscam entregar os resultados e metas do mês.

Quando uma consultoria é contratada o maior desafio do profissional é conseguir mapear os processos, para as pessoas para conversar e registrar o fluxo da informação, quem já fez ou ainda faz consultoria comercial sabe como é o dia a dia.

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Para que serve o CRM?

A correria do dia a dia dentro da empresa impede o momento de análise profunda sobre processos e indicadores que estão bem à nossa frente.

Provavelmente você já deve ter recebido uma série de ofertas de software de CRM, com promessas de funções e funcionalidades, recursos, acesso mobile, integração com outras plataformas e ferramentas, business inteligence, chatbot para interação e mais uma infinidade de recursos que sinceramente não deu tempo para analisar ou conhecer.

A abordagem mais comum vai na linha de pensamento que o CRM “é uma ferramenta para a área de vendas” o que não está totalmente errado, o equívoco está em não aprofundar a compreensão sobre do que se trata a gestão do relacionamento com o cliente e perceber que não é apenas para área de vendas, serve para gerir o relacionamento de todos os departamentos da sua empresa com seus clientes no financeiro, suporte, assistência técnica, garantia da qualidade, atendimento ao cliente, projeto, logística, jurídico, marketing, compras e mais uma infinidade de áreas dentro da empresa todas que se relacionam com cliente ou se relacionam entre si para entregar produtos e serviços para o cliente.

Trocando em Miúdos estamos falando de uma plataforma onde todos os e-mails (relevantes) são armazenados, o registro de todas as ligações e atendimentos por telefone, tarefas realizadas ao longo do dia, agendamento de reuniões, atendimento de chamados ocorrências, abertura de oportunidades, orçamentos e propostas, registro das campainhas, gestão de contratos e muito mais. Ou seja estamos falando de um lugar que concentrará todos os dados e informações da sua empresa, não estamos falando da gestão financeira e contábil isso que faz é o ERP, estamos falando de todos registros de atividades que vão se perdendo sem  ao longo dos dias, semanas meses e anos.

A partir daqui eu devo dizer que o Simple Pack CRM é uma plataforma que centraliza, organiza e automatiza todas as informações do relacionamento com o cliente. É uma base para sua equipe trabalhar e registrar tudo o que é importante das interações com seus clientes.

Resumindo o Simple pack CRM serve para te ajudar a organizar todas as informações e fluxo de trabalho relevantes da sua empresa.

E para não sair do tema, CRM é um método de trabalho que partindo das informações capturadas ao longo das interações entre a equipe e o cliente gera indicadores, que te ajudam a mensurar e tomar de decisões que vão desde a correção de um processo de trabalho, passando pela mudança de um produto, ou oferta de serviço, até a decisão de focar as ações e atendimento da equipe em perfil de cliente a ser atendido.

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CRM, o software não faz tudo…

Esta frase pertence a meu amigo André, da vendadesoftware.com.br;

“Aprendi da pior forma. Saí do caderno TILIBRA para o Salesforce e nada mudou.”

O termo CRM hoje em dia está nas principais postagens data internet, não é preciso procurar muito para esparrar conteúdos que mais conteúdos falando sobre CRM, neste artigo eu gostaria de conversar com o honrao leitor sobre uma das coisas que aprendi ao longo dos anos implantando sistema de gestão de relacionamento com o cliente.

Acreditar acreditar ou imaginar que o software fará tudo por você, é um grande erro.

Desenvolvo plataforma Simple Pack CRM desde 2004,  em 2018 conseguimos o reconhecimento de marca registrada. Nesta longa jornada de 14 anos entendemos que apesar das empresas terem culturas diferentes, trabalhar em mercados distintos, venderem produtos e serviços dos mais diversos, a primeira aflição do gestor, gerente ou diretor comercial, começa pela falta de um mapa dos processos o fluxo de trabalho de vendas.

Em em todos os projetos que alcançam sucesso, o fator de sucesso foi ter um profissional dedicado a estudar, registrar e formalizar os processos da área comercial, todas as vezes que uma ideia nova vinha para integrar o projeto, era certo que teríamos problemas, pois “por ser uma ideia nova” ainda não havia sido testada, e assim cedo estava sujeita ao erro e a mudança. Contudo nos processos que já eram conhecidos, e aqui estou falando do dia a dia, não havia retrabalho no desenvolvimento, era apresentar  o sistema para a equipe e imediatamente receber aprovação do cliente, pois o sistema reproduz o que acontecer “na vida real de vendas”.

Simple Pack CRM oferece uma gama enorme de funções e funcionalidades, nossos vídeo treinamentos apresentam exemplos práticos, coisas do dia a dia e nossa área de análise e customização contribui com métodos e processos longamente testados e aprovados em nossos projetos.

Em algumas vinhetas de apresentação do Simple Pack CRM temos a frase de Leonardo da Vinci “a sofisticação está na simplicidade”, digo isso pois aprendi uma máxima de sistemas que diz “só é difícil por que não sabemos, quando aprendemos torna-se simples”.

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Qual sua meta de faturamento para este ano?

O primeiro trimestre deste ano está encerrado, quanto foi realizado no período?

Em algumas das vezes que sou questionado no porque as empresas precisam de CRM, há um breve entendimento que trata-se de uma ferramenta para controlar o que os vendedores estão fazendo, ou uma solução pronta para resolver todos os problemas de processos da área comercial. Gerenciar o relacionamento com o cliente é medir o que estamos fazendo, em diversos artigos pontuei esta questão, traçar objetivo de faturamento no ano evolve variáveis como tamanho de mercado, estimativa de crescimento da economia do país, comportamento dos consumidores e tendências sociais, entre tantas as mais importantes de todas costumam ser renegadas ao esquecimento a capacidade de produção e o valor de venda do seu produto ou serviço.

Estipular quantas vendas você quer realizar ao longo do ano, para atingir o faturamento, requer dimensionar a quantidade de trabalho que deverá ser realizada e os indicadores de controle para garantir que os resultados sejam atingidos.

Deixando o techniques de lado estou falando das ações de prospecção, apresentação, proposição, negociação e fechamento de pedido. Se a equipe de vendas não produzir diariamente novos potenciais clientes sua empresa padecerá da deterioração da Carteira de clientes, a perda ou encolhimento do faturamento está ligada diretamente a não entrada de novos clientes. Se a sua equipe de vendas não registrar as quantidades do que está produzindo, ligações, reuniões, emissão de propostas e negociações como será possível entender o que está funcionando e o que precisa de ajuste no processo?

Um gestor comércial contemporâneo necessita de dados para poder avaliar e decidir, o papel dos e poupex RM centralizar organizar e automatizar o fluxo da informação para que seja possível traçar cenários e tomar decisões.

Fazendo um breve exercício com números podemos dizer que o objetivo da empresa para o ano de 2018 é fechar 2000 pedido de vendas, vamos deixar de lado o valor de faturamento em dinheiro apenas para poder compor um exemplo.

Dividindo a quantidade de pedidos para o ano Digamos que o ano tem a 10 meses juntos teremos 200 pedidos por mês, 50 pedidos por semana, 10 pedidos por dia. Dito isso temos então as metas anual, mensal, semanal e diária.

Digamos que sua equipe de vendas tenha cinco vendedores ou representantes comerciais, fazendo rápido entendimento cada pessoa deverá tirar dois pedidos por dia.

Modelando o funil de vendas teremos então que para cada pedido que eu tenho fechado eu preciso ter cinco propostas aprovadas e para ter estas preciso ter 25 propostas em negociação, 125 propostas emitidas, que são fruto do relacionamento com 625 contatos que conheço. Claro que o honrado leitor já fez a conta que são dois pedidos por dia ou seja a base de trabalho deve ter 1250 pessoas qualificadas na carteira de contato de cada um dos seus vendedores. Subindo na base de dados 6000 potenciais clientes, e para você entender que estes potenciais São pessoas que trabalham em empresas que têm qualificação para comprar o que estamos oferecendo.

Neste ponto do texto você deve estar questionando se esses números são possíveis, por experiência própria posso dizer que são perfeitamente viáveis, utilizando apenas um exemplo de participar como visitante numa feira, o vendedor consegue no catálogo de empresas participantes uma média de 200 empresas, Sem contar os contatos e troca de cartões que são feitas durante a visitação, Se o vendedor participar de uma feira por mês serão das feiras no ano, 2000 contatos em apenas um ano de trabalho. Claro que existem empresas de prospecção via internet, algumas especializadas buscar base de dados qualificadas, outras focadas em pesquisa na internet para montar cadastro de potenciais clientes, sem falar nas campanhas do Google que você pode conseguir novos potenciais clientes através do seu site, uma vez vencida a questão de como conseguir 6.000 potenciais clientes resta saber como gerenciar o relacionamento com todas essas pessoas, subindo na produção de dados teremos pelo menos quatro emails para cada pessoa, estou falando de 24.000 e-mails enviados no ano, duas ligações pelo menos, serão 12 mil ligações no ano, uma visita ao menos, serão seis mil visitas no ano.

Imagino que se você chegou até aqui O texto deve estar com um milhão de perguntas e exausto Só de imaginar a quantidade de trabalho gerada para atender 6.000 potenciais clientes, a pergunta é se por um acaso ou seguir maternizar todos esses contatos qual o percentual de aproveitamento e conversão de se seis mil novos potenciais clientes e clientes que compram efetivamente com você?

É simplesmente impossível gerenciar esta quantidade de informações utilizando planilhas, caixas de e-mail do Outlook e anotações feitas em cadernos de papel. Com certeza Em algum momento a informação será perdida ou esquecida.

O gerente financeiro é responsável por cuidar e monitorar o dinheiro da empresa, quanto dinheiro é faturado com as vendas e como esse dinheiro é aplicado nos pagamentos, Você consegue imaginar escutar do seu gerente financeiro que ele tem uma noção mais ou menos de como está a saúde financeira da empresa?

No mesmo sentido imagine gerenciar área comercial contando apenas com uma noção mais ou menos de quanto vamos conseguir faturar ou do que mais ou menos os vendedores estão produzindo.

Gerenciar o relacionamento com o cliente é trabalhar com informação, voltando ao título deste artigo como é possível ter um plano de meta de faturamento se não temos um plano de controle para atingir esta meta?

Pense nisso.

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