Planejamento para 2019

Chegamos ao mês de outubro, costumeiramente época de planejar o próximo ano, muitas empresas focam no planejamento financeiro, o conhecido “budget”, e outras expandem a visão para o ano seguinte com o planejamento estratégico.

Uma das bases para poder realizar o planejamento está “olhar para o retrovisor” e analisar o que foi feito, com base nas informações estimar as metas do que será feito no próximo ano.

Vou focar aqui na visão do planejamento estratégico para área comercial, não vou falar sobre marketing e nem sobre a gestão financeira, o foco estará nas ações do dia a dia na área de vendas.

Em vários artigos tenho argumentado sobre a importância de contabilizar as ações do dia a dia, estamos falando aqui sobre quantidade de ligações, e-mails recebidos e enviados, visitas ou reuniões, propostas emitidas e a evolução da negociação até o indicador de ganhamos ou perdemos.

Claro é mais simples contabilizar os pedidos que foram efetivados ao longo do ano, mesmo não tendo uma plataforma de ERP, mas medir a quantidade de ações, e o custo do quanto trabalhamos, para conquistar os pedidos não aparecem nas planilhas de fechamento financeiro e nem no controle das notas fiscais.

Quero provocar o honrado leitor a pensar”Tecnologia de Gestão do relacionamento do cliente”, não importa a quantidade de pessoas na área comercial, o ano ainda terá 42 semanas úteis de trabalho, você terá que trabalhar os contatos que já estão na sua carteira e conhecer novas empresas, ou clientes, para expandir as possibilidades de vendas da sua empresa.

Vender não tem segredo é apenas um jogo de estatística e probabilidades, para quem tem o Simple Pack CRM como base.

Trabalhar de forma artesanal utilizando apenas o gestor de e-mail e algumas planilhas, que só atrapalham e tomam energia e tempo da equipe na tentativa de manter organizados os dados, apenas manter a você e sua empresa e tamanho que já estão.

A proposta do Simple Pack CRM é centralizar, organizar e automatizar os processos de vendas facilitando o dia-a-dia e permitindo que você realize muito mais tarefas e acompanhe muito mais oportunidades de negócio do que se estivesse trabalhando de forma artesanal.

Não deixe para depois do Carnaval a tarefa de fazer o planejamento estratégico , você já terá perdido 2 meses do ano e sairá atrasado nas suas ações. Gostaria de repetir aqui uma frase que sempre escuto dos escritórios de advocacia que atendemos com o Simple pack CRM:

“O direito não assiste aos que dormem”, e parafraseando um ditado popular “Deus ajuda a quem cedo madruga”

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Pedidos Não caem do Céu.

“não estou preocupado com que o vendedor faz, desde que cumpra a meta de vendas do mês”
Existem alguns perigos nesta frase, e todos eles levam a crise de faturamento na empresa.
Se o gerente não tem informações sobre como a equipe está trabalhando, como será possível direcionar ou realinhar o formato de trabalho para que o vendedor sempre consiga ter sucesso e fechar pedidos?
Ainda estamos no tempo em que há quem pense que CRM serve para controlar agenda, ou para receber pedidos, ter um cadastro dos clientes, e por que não pontuamos aqui que “é apenas uma ferramenta a mais para atrapalhar o dia”.
Existem algumas linhas de pensamento formatadas em que o ERP já faz o trabalho de CRM porque a ferramenta permite montar orçamentos, recebe pedidos seja uma espécie de gerenciador de relacionamento com cliente.
Não podemos esquecer dos que acreditam que seja possível gerenciar o relacionamento com o cliente utilizando planilhas eletrônicas, e para fechar a linha dos equívocos os que acreditam piamente que as ferramentas de prospecção, envio de emails acompanhamento de navegação pela internet possam oferecer uma visão gerencial sobre os processos da área comercial.
Gerenciar o relacionamento com o cliente trata-se de “contar” a quantidade de vezes que ligamos para ele (o cliente), quanto tempo faz desde o último contato, o que é importante para ele, ou ela, qual a preferência de contato se por e-mail, ligação, visita presencial ou vídeo conferência via internet.
Com uma base de informações, simples como a contagem acima, podemos entender o fluxo da informação, visualizar como a equipe está atuando, perceber as qualidades de cada integrante e alinhá-las com o fluxo de trabalho mais inteligente para alcançar o sucesso do pedido.
Gerenciar o Relacionamento com o Cliente é muito mais que mandar e-mail marketing, é mais que passar o dia montando relatórios e buscando informações via mensagem no Whatsapp, ligando para a equipe ou realizando as intermináveis reuniões de vendas. Trata-se de entendimento, puro e simples de dados confiáveis e em tempo real.
Nossa proposta com o Simple Pack CRM é centralizar os dados, organizar em informações para poder automatizar os processos de vendas e atendimento ao cliente. E como diria o memorável Dale Carnegie “trabalhar duro e em silêncio, para que os resultados façam o barulho.”
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CRM, mitos e barreiras internas

Porque parece tão difícil implantar um CRM para gestão do relacionamento com o cliente na empresa?

Ao longo dos anos tenho trabalhado em números mercados, empresas de diversos tamanhos, culturas e especificidades de rotina de trabalho, com base nessa vivência, compreendi que a crenças ou pré-suposição que o CRM é um “programa” complexo, muito caro e que burocratiza o dia a a dia da equipe tirando a performance dos resultados de vendas, é o primeiro mito a ser vencido.

Iniciando pela complexidade dos processos de CRM, todas empresas que tive o prazer de visitar, e conhecer o fluxo de trabalho, já tinham um “método de gerenciamento” do relacionamento com seus clientes, fosse através de sistema de mensagens gerenciando com Outlook, fazendo anotações em cadernos para gestão com memória de forma individual, ou então com as conhecidas as planilhas em Excel.

Maior dificuldade no entendimento e quebra do mito “que ter um sistema de CRM empresa em algo complexo que somente as grandes empresas multinacionais podem ter um CRM” faz parte da natureza do ser humano na sua essência a aversão a mudanças.

O consciente coletivo de trabalho é modelado ao longo do tempo através da tentativa e erro, sucesso e reconhecimento, segurança e estabilidade. Por mais que busquemos o entendimento do fluxo de trabalho manual, ou individual, e demonstrar que este mesmo fluxo pode ser organizado em conjunto com os demais membros da equipe, naturalmente o repúdio a mudança emergirá e se colocará como barreira contra o novo.

No no artigo as “10 lições que aprendi implantado o CRM” (disponível neste link) aponto a necessidade de implantar o CRM adequando ao fluxo de trabalho da equipe na primeira etapa é importante não mudar o processo já existente na empresa, claro é preciso sonhar grande e visualizar o cenário amplo com performance e automação para melhorar os resultados de vendas, contudo a base deve ser focada nas pequenas implementações, detalhes do dia a dia que normalmente passam batido, e no final são as mais importantes para a composição dos indicadores de performance.

Depois depois de 2015 desenvolvemos o método que combina o processo de trabalho seguro e orgânico que permite a implantação do Simple Pack CRM desmontando o mito da complexidade alinhado com a quebra de paradigma de alto custo para ter uma solução de CRM na empresa, nosso método foi pensado para abraçar a rotina do usuário respeitando valores e cultura permitindo a transição de forma serena e bastante eficaz, acompanhado de uma excelente proposta comercial baseada no método SAS, ou seja quanto mais usuários colocar no sistema mais barato fica o valor por usuário, trocando em miúdos o Simple Pack CRM é desenvolvido para motivar e viabilizar a expansão da operação e disponibilização de tecnologia para o maior número de usuários sem o peso da crescente com o o valor de licença por usuários.

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Desperdício de dinheiro para prospectar.

Tenho recebido diversos e-mails com propaganda de empresas prometendo atrair novos lídes. Normalmente são sistemas de disparo de e-mail marketing em massa que prometem automação a mescla e montagem das cartas, facilidade na montagem do layout, velocidade e simplicidade para subir listas de e-mails para enviar as campanhas.

Junto com essas empresas que prometem automação da “máquina de vendas”, estão os sites que vendem bases de dados que foram extraídos de sabe-se lá de onde. Então, a proposta é contratar o serviço de disparo de e-mail e comprar bases de dados, com listas de emails de pessoas desconhecidas, e arrebentar a caixa de entrada de e-mail com mensagens não solicitadas, leia-se aqui o conhecido e famoso spam.

Normalmente o retorno dessas “campanhas” de e-mail marketing não ultrapassam 4% de retorno, isso com muita sorte e uma base de dados próxima da qualificação do que estamos tentando vender, contudo os outros 96% de internautas vão denunciar a empresa como Spaner, então para uma próxima campanha seremos obrigados a “comprar” novas bases e fazer uma nova carga para poder disparar e tentar tirar com muita sorte 4% de retorno da quantidade de e-mails enviados.

Gostaria da sua atenção para o círculo vicioso, o desperdício de recursos, pessoal equipamento e tempo, quando não há cuidado ou qualificação da base para extrair o maior número de pessoas interessadas tudo que acontecerá será o desperdício de dinheiro.

Trabalhar uma base de dados, mandar informações relevantes para os potenciais clientes que podem vir a comprar nossos produtos e serviços, é uma forma de economizar dinheiro tempo e preservar o valor da marca da empresa na internet.

Antes de pensar em sair disparando centenas de milhares de e-mails para pessoas as quais não solicitaram seu contato, pense em trabalhar com a venda reversa, gerando conteúdo no seu site e nas redes sociais, permitindo que os interessados achem facilmente seus canais de comunicação e peçam para que você mande o seu material, esta estratégia garante a inversão da proporção de valores, pois uma campanha feita para pessoas que te conhecem e estão interessadas no que você vende tem taxa de abertura e retorno superiores a 60% maximizando assim o dinheiro  investido em sistemas de disparo de e-mail marketing, custo da mão de obra para montagem e disparo nas campanhas, maximizando a quantidade de potenciais oportunidade de negócio.

Convido convido os honrados leitores a conhecer um pouco mais das funcionalidades de qualificação de potenciais e montagem de base de dados que oferecemos com o Simple Pack CRM.

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Prego, prego, porca, parafuso!

Você já reparou o como é insano correr atrás de novos Leads para poder apresentar os produtos e serviços no dia a dia?

Neste momento estou repassando os resultados da prospecção, que mencionei no artigo anterior.  É muito interessante analisar os dados e modelar filtros conforme vamos tomando ciência sobre a base que estamos trabalhando.

O entendimento do “para que serve o registro ou como utilizá-lo” varia de empresa para empresa, aqui na Soluções em CRM entendemos que o prospecto é um cadastro frio, onde a pessoa do outro lado não faço a menor ideia de quem somos ou o que vendemos, da mesma forma do nosso lado nós não temos a menor ideia se a pessoa do outro lado tem perfil para comprar nosso produto ou se está interessada no que temos a oferecer, é quase uma gangorra onde buscamos equilibrar ação intenção.

Quando este contato frio responde nossas mensagens perguntando “quanto custa ou como funciona”, nós então entendemos que ela se torna um potencial cliente, encaminhamos material de apresentação marcamos conference call via internet ou agendamos uma visita para apresentamos nossa proposta. Daí em diante é fazer follow-up e negociar até o fechamento, entendendo que o fechamento trata de “perdemos ou ganhamos”.  No caso do perdemos de qualquer maneira mantemos o cadastro pois, perdemos nesta oportunidade não quer dizer que não possa haver novas oportunidades, levando em conta que o contato está qualificado e com histórico de relacionamento.

No caso do ganhamos, o potencial é convertido em contato e o seu cadastro é desmembrado para uma empresa que chamamos de cliente, então todo o relacionamento e as ações mudam de pré-vendas para pós-vendas e acompanhamento da continuidade da satisfação de nossos clientes.

Ok, você deve estar perguntando e o tal do prego, porca e parafuso?

Então traçar uma estratégia de entendimento claro sobre como separar as massas de informação é o primeiro passo para organizar e automatizar a comunicação com seus clientes, lógico que eu vou puxar a brasa da sardinha do meu produto o Simple Pack CRM, que permite modelar e mover grandes quantidades de cadastros e conversar com minha lista de contatos de uma vez, se dirigindo pessoa a pessoa respeitando a individualidade, é dessa forma que os nossos e-mails disparados diariamente tem uma taxa de retorno acima de 48% de abertura e resposta.

O segredo é ter as massas de dados devidamente qualificadas e separadas para cada uma das ações, sejam do pessoal de Marketing, da administração de vendas ou do pós vendas.

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A jornada da prospecção de clientes

Você já parou para contabilizar a quantidade de emails que a sua empresa dispara para prospectar novos clientes versos a quantidade de pessoas que ficam interessadas no que você está oferecendo?

Pois bem, hoje estava trabalhando na análise dos dados de prospecção aqui da empresa e me dediquei especialmente a uma ação que o pessoal do marketing realizou disparando um e-mail de validação de cadastros na nossa base de prospectos, leia-se aqui “prospecto” o cadastro de uma pessoa que nunca conversou com a nossa equipe, o famoso Cold call.

Como de praxe o retorno não passou de 2% no primeiro dia e observando mais no detalhe do atendimento dos representantes, vi que todas as mensagens que retornaram foram respondidas, contudo, um grupo de mensagens me chamou muito atenção, um dos representantes respondeu 48 e-mails em apenas 20 minutos, minha curiosidade me levou abrir alguns dos contatos e ver as mensagens, para minha surpresa constatei que o representante havia montado um corpo de resposta padrão, apenas trocando o nome do destinatário ele conseguiu criar o caminho para a evolução do prospecto para uma pessoa interessada no que oferecemos, aqui chamamos de potencial cliente.

É divertido ver a criatividade e a superação da equipe de vendas, com tanta automação e tantos recursos que temos à nossa disposição, foi uma solução pessoal e o cuidado em responder cada mensagem colocando o nome do contato que trouxe mais resultado, explico.

Depois depois da segunda mensagem o representante criou mais três corpos de mensagens com argumentação que direcionavam o interesse do prospecto a pedir para conhecer mais sobre nosso produto, ele também criou dois corpos de mensagem como agradecimento para pessoas que não tinham interesse e também para agradecer pessoas que não tinham o perfil para comprar nosso produto.

Para para surpresa encontrei um caminho ou “jornada do prospecto” por assim dizer que geraram 50% de aproveitamento da prospecção deste representante específico convertendo os prospectos em potenciais clientes.

Vou vou continuar acompanhando a jornada da informação e contarei no próximo post o que foi que resultou esta jornada.

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O bom português ajuda a vender?

neste mês de julho iniciamos o trabalho aqui na empresa para validar e retomar contato com a base de potenciais clientes que temos, mais conhecidos como leads.

Encaminhamos uma primeira mensagem breve com apenas duas linhas perguntando para os contatos se o e-mail era válido estava ativo. No primeiro dia da ação foram encaminhadas mais de 10 mil mensagens, para nossa surpresa no mesmo dia retornaram mais de duas mil respostas, claro que nossa equipe de representantes ficou para lá de feliz com o retorno do contato dos potenciais clientes.

Acompanhando a comunicação notei com cuidado e Requinte quê equipe de representantes se empenhou em estabelecer uma comunicação com o potencial cliente. O cuidado com a pontuação e o formato de escrita no primeiro dia de ação gerou mais de 300 oportunidades de negócio com propostas emitidas, interessante também foi que o formato da mensagem simples chamou mais atenção do que html com imagens estrutura de folheto.

Da mesma forma que as empresas que trabalham com Call Center tem apenas um canal para se comunicar com os clientes, apenas a fala por telefone, a nossa ação de comunicação com nossos potenciais clientes através do e-mail nos levou para um novo patamar no formato de escrita, o devo dizer nos trouxe de volta para as bases da língua portuguesa da boa escrita e da Clara comunicação que o nosso idioma permite.

A boa e velha conversa simples e direta sem o rebuscado “tecniquês”, gerou mais propostas e resultados em apenas um dia de trabalho do quê centenas de milhares de disparos de campanha impessoal.

O Bacana de trabalhar com a plataforma de CRM como o Simple Pack é ter além dos recursos e velocidade poder contar com a organização automática centralizando todos os dados para que eu possa acompanhar o que a minha equipe comercial está realizando o seu dia a dia.

Divagações a parte, uma escrita simples e bem montada gerar mais resultados do quê centenas de imagens, neste momento vou na contramão afirmação de nosso querido Leonardo da Vinci.

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Precisa aumentar a margem de lucro, invista em automação!

Essa semana desenvolvemos um processo de geração de faturas, dentro do Simple Pack CRM, após status ganho na oportunidade, não era complexo, com tudo era repetitivo, e tomava muito tempo da equipe para fazer os lançamentos após o fechamento do pedido, depois tomada mais tempo da gerencia para conferir os lançamentos e por fim mais tempo com a conferência dos dados que era refeito pelo departamento de faturamento.

O cenário era de retrabalho contante, sem falar na possibilidade de erros de informações que paravam o processo e voltavam, que normalmente geravam atraso no faturamento, entrega, gerava reclamações dos clientes e de todos da equipe.

Para se ter uma ideia do tamanho do prejuízo que a empresa tinha sem perceber, eram necessários cinco minutos do vendedor para preencher a planilha de solicitação de faturamento encaminhar por e-mail para gerente. O gerente comercial precisava de mais 5 minutos para abrir e-mail conferindo os dados e encaminhar para o faturamento. O faturamento demorava mais 10 minutos para receber o e-mail abrir a planilha, conferir os dados, copiar a informação célula por célula e colar no ERP para gerar a fatura e todo workflow de cobrança liberação do pedido.

Uma conta uma conta de rápida temos basicamente 20 minutos de trabalho apenas para um pedido, três pessoas foram envolvidas no processo, cada qual com seu salário e custo operacional e estimando Que estivesse estimando que estivesse tudo certo e a informação fluice sem nenhum problema de ponta a ponta.

O problema saltou às vistas, depois que o cliente debruçou-se sobre o processo e mediu a quantidade de faturas emitidas por mês extraindo a quantidade de acertos e erros do processo, fiquei pasmo com o índice de 12,4% de erros ao longo do mês.

Cerca de 40 faturas emitidas tinham algum problema no processo e voltaram para o vendedor refazer ou para o gerente comercial ajustar a informação, fazendo uma conta rápida 40 erros vezes 20 minutos temos 800 minutos ou 13 horas e 19 minutos de retrabalho e prejuízo.

Temos 176 horas de trabalho úteis em 4 semanas do mês, é ainda fazendo conta o processo de retrabalho apenas para emitir a ordem de faturamento gerava um prejuízo de 7,5%, é mais que muito investimento hoje em dia.

Bem, caminhando para o final feliz da automação, após a entrega todos os processos de fechamento de pedido e solicitação de faturamento ainda eram realizados pelos vendedores, bastando colocar a oportunidade no status “ganho”. O gerente de vendas passou a monitorar um painel com as oportunidades ganhas e aprovar digitalmente passando para o faturamento.

OKoce pode pensar “mas é o mesmo processo”, e você está certo o processo e o mesmo, mas a via de transmissão dos dados e os filtros para evitar o erro não dependem mais da ação individual, eliminando as duplicidades e o retrabalho de escrita de planilhas, e-mails, cópias, respostas e encaminhamento da resposta da cópia do e-mail. Todo passou a fluir em uma única via, centralizando, organizando e automatizando os processos.

Não esqueci do título, o investimento feito para automatizar o processo foi amortizado em menos tempo que o cliente imaginava, com impacto direto na qualidade da informação e qualidade de vida para os funcionários.

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Importância do CRM para a competitividade

Essa semana recebi um arquivo PDF com gráficos sobre a importância da Inovação na vida das empresas.

Os gráficos os gráficos a Viviane o indicador “Importância da Inovação para a competitividade”, existe 80% dos entrevistados apontaram como essencial a prioridade.

É curioso é curioso como por vezes temos o entendimento que Inovar seja apenas trabalhar com coisas novas, contudo o termo também indica realizar algo que nunca havia sido feito antes, neste ponto convido o leitor avaliar o que ainda não fez no seu dia a dia.

Debate pronto pode ter certeza que você terá que fazer força para encontrar algo alguma ação que você ainda não tenha realizado no seu dia a dia. Vivemos em um círculo de informação e ações com tamanha velocidade que os detalhes passam despercebidos.

Quer um exemplo prático?

Quantos Quantos contatos você tem na sua caixa de e-mail, destes quantos por cento você trocou mensagens dos últimos 3 meses, por fim você consegue classificar os assuntos que foram trocados com essas pessoas?

É bem provável é bem provável que ainda não tenha tido esta preocupação, e depois de ler o trecho acima você talvez de você perguntar porquê esta informação seria relevante.

Para darmos relevância aos números acima vamos expandir a visão e buscar os dados de todas as caixas de e-mail de toda sua equipe, claro que teremos cadastros repetidos, uma parte significante com dados desatualizados, mas este não é o ponto. O que nos interessa é saber o tamanho da carteira de clientes ativos que sua empresa tem e quanto, quando é como seu time conversa com esta carteira.

OK, vamos detalhar o exercício, por que é tão difícil alcançar a meta de faturamento sem ter que conceder descontos e alongar a forma de pagamento para poder fechar pedidos. Provavelmente seus vendedores devem reclamar da concorrência, do valor do Dólar, das condições de pagamento, da crise, etc., mas o real motivo para ter dificuldade em bater as metas ninguém consegue explicar.

Voltando para o assunto dos e-mails, saber o quanto é quando seu time conversa com os clientes para gerar novos orçamentos, negociar fechamentos, entender ou visualizar os assuntos que estão relacionados com as conversas para oferecer novidades de produtos e serviços, ou até antecipar ações.

Ter um CRM como o Simple Pack na empresa te ajuda a centralizar as informações, organizar os dados e automatizar os processos corriqueiros, como uma simples ação de agradecimento por um pedido fechado ou por ter recebido um de seus vendedores em uma visita.

Gerenciar o relacionamento com o cliente quer dizer estudar os número gerados diariamente, comparar os indicadores e tomar decisões com segurança.

Como podemos inovar hoje?

Fazendo algo diferente do corriqueiro, como por exemplo desenhar o processo de prospecção de novos clientes ou o processo de geração de propostas com as etapas do funil de vendas.

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O site da sua empresa ajuda a vender?

Estamos em um tempo em que os trabalhos com desenvolvimento de websites estão ficando cada vez mais sofisticados. Temos diagramações espetaculares, animação, conversão para mobile, chatboots interagindo com Internauta e no final de tudo isso, quando você pede para a pessoa se cadastrar através de um formulário, você recebe apenas um e-mail.

Até aqui tudo bem mas a informação deste e-mail que destino tem?

Você guarda numa pasta da sua caixa de entrada no Outlook?

Mais de uma pessoa tem o e-mail de contato na caixa de entrada do Outlook?

Ok está arquivado mas e aí qual dos dobramento, quem ficou encarregado de conversar com aquela pessoa que está interessada no nosso site oferece.

Neste ponto do artigo honrado leitor já deve ter lembrado de algumas vezes em que o potencial cliente foi simplesmente esquecido, todo trabalho de diagramação, geração de conteúdo, estudo de cores, dialeto, investimento em Google AdWords e mais um monte de dinheiro simplesmente se perde pelo esquecimento.

O Simple pack CRM é uma plataforma que te ajuda a centralizar as informações, dentro das funções básicas da nossa plataforma temos o gerador de formulários que você pode colocar no seu site e captar esses potenciais clientes e gravar diretamente no CRM, resolvemos o problema o arquivo, mas também podemos implementar um processo o direcionamento e este contato para o vendedor, responder automaticamente como se fosse uma pessoa agradecendo pelo contato, programar uma ligação de follow-up ou de primeiro contato, e mais uma infinidade de fluxos de trabalho.

Ter o Simple pack CRM na sua empresa significa parar de perder oportunidades de negócio, principalmente por esquecimento ou desorganização da informação, dentro do fluxo de trabalho conseguir formatar e extrair relatórios para entender aonde o seu processo está funcionando bem e onde precisa de ajuste.

Se você ficou interessado em integrar o seu site seu Facebook, LinkedIn ou outra rede social junto com uma plataforma de CRM saiba que processo é muito simples, não é necessário um grande esforço ou perícia técnica para poder ter o que há de melhor e mais estruturado no fluxo de gestão do relacionamento com seus clientes.

Caso você ainda não tenha se convencido, convido a se cadastrar em qualquer um dos formulários da nossa página no soluções em CRM experimentar o fluxo de trabalho de contato da nossa equipe comercial.

Tecnologia de ponta acessível para empresas de todos os tamanhos.

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