Vender em série como Ford

A grande revolução do século 20 foi a conceituação e montagem da primeira linha de automóveis em série feita por Henry Ford.  Ele não foi o inventor do carro, mas foi quem que liderou os grandes pensadores na direção do conceito de montar uma linha de produção sequenciada de automóveis.
Seu slogan era “Vocês podem comprar todos os meus carros pretos”
Todos os carros produzidos na linha de montagem seguiam um rigoroso padrão de peças processos e o que era o jargão principal da companhia.
Com a padronização dos processos Ford mudou completamente a regra do jogo e o formato de comercialização do ramo automotivo. Como produzia muito, e em série, tinha preços muito competitivos, assim seus carros foram vendidos ao redor do planeta e em muito pouco tempo a Ford tornou-se o gigante do mercado automotivo.
Trazendo para os dias atuais, devemos olhar para o exemplo de Ford e dedicar nossos esforços na organização e padronização dos processos da empresa, assim como na época Ford iniciou a primeira linha de montagem, e conquistou o mercado por conta ser o único com organização e padronização seriada, tudo mudou para quem insistia em  fazer o automóvel sem padrões e processos, o custo de tudo ser especial tirava a competitividade e as oportunidades eram perdidas para a “novidade”.
Ao implantar o Simple Pack CRM, você conseguirá padronizar os processos e procedimentos que a sua equipe realiza no dia a dia, com informações você conseguirá melhorar esses processos, eliminar o retrabalho e tirar gargalos que comprometem a sua produtividade.
Assim como Ford foi o pioneiro padronizando a forma de fabricar carros em série, pense em padronizar seus processos da área comercial, e demais departamentos, para poder vender mais padrões de vendas com tempo menor atendendo mais clientes em menos tempo.
Com o Simple Pack CRM, você se livra do custo de licença por usuário, do custo da implantação e do interminável “desenvolvimento de projeto complexo” que demora para implementar. Simples, rápido e completo, assim como Ford nós repensamos o formato de implementação do CRM para trabalhar em série e atender com qualidade ao maior número de clientes sendo diferente e único no mercado de tecnologia da informação.

Compartilhe a informação

Organizar para prosperar

Estava conversando com o cliente e me veio insite com a vida na área de vendas fica mais fácil quando temos todas as informações organizadas.

E aqui não estou falando apenas do cadastro dos potenciais clientes ou das empresas, estou falando do registro das informações abaixo das pessoas com quem estamos conversando, Trocando em Miúdos o registro das ligações, e-mail soluções tarefas propostas chamados oportunidades e tudo mais que a equipe conversa com o cliente.

Repassando o histórico dos nossos clientes mais antigos, encontrar registros das primeiras propostas que enviamos no ano de 2004, pude Abrir os documentos que ainda estão arquivados dentro do Simple pack e comparar o padrão que trabalhamos hoje. Fiquei impressionado com a diferença de detalhes e o processo de fechamento de pedido, hoje emitir uma proposta para implantar CRM em um cliente é muito mais rápido e prático do que a 14 anos atrás, Ter essas informações amor nos dá uma realidade de quanto evoluímos, E também o que podemos melhorar o processo atual.

Fiz um grande volume indicadores no Google com as buscas de palavras-chave sobre o que é CRM, se eu puder sintetizar em uma frase breve penso que seja na prática ter o registro das interações com os clientes armazenadas e organizadas.

E assim, para gastar um pouco de Tecnologia enquanto escrever este artigo recebi o e-mail de um potencial com uma resposta curta e grossa dizendo que não tinha recebido nenhum e-mail de minha parte, bastou acessar o cadastro dele e ver no histórico que tinhamos trocados mais de 20 e-mails, incluindo as respostas que ele havia me encaminhando, e foi aí quem entende o volume de informações que trabalhamos hoje em dia não permite mais o capricho de gravar tudo na memória, ou gravar tudo de cabeça, para ser competitivo e prosperar é preciso ter tecnologia que faça o trabalho pesado de guardar e organizar as informações para que possamos acessar rapidamente e tomar decisões com segurança.

Compartilhe a informação

Automatizar o erro

Investir em tecnologia e determinante para ter competitividade. Contudo investir em automação sem o cuidado com o processo pode gerar resultados catastróficos.

Vou usar como exemplo o que aconteceu comigo há alguns dias respondendo mensagens no LinkedIn;

Para poder conversar com os mais de 29800 contatos na rede, tenho algumas máscaras de respostas que utilizo para interagir com os contatos, pois bem, neste dia estava respondendo ao cumprimento por mais um ano como fornecedor de CRM quando apliquei a máscara e sem me dar conta o conteúdo estava com o nome do primeiro contato que respondi, depois de 15 contatos respondendo com a máscara me dei conta do equívoco, é detalhe sei que foram 15 mensagens com erro por que tive que voltar me desculpando pelo equívoco e reencaminhar o agradecimento correto.

Você pode dizer “OK, acontece talvez as pessoas não tivessem notado…”, mas é se notaram? Não tem nada mais desagradável do que ser tratado como massa de dados, apenas mais um na base de dados, a reação de apatia ao contato e desconexão é imediata quando este sentimento de instala.

Por este motivo fiz questão de voltar e refazer duas tarefas, me desculpar e encaminhar novamente.

Gerenciar o relacionamento com o Cliente e prestar muita atenção nestes indicadores, veja o trabalho de responder as mensagens de um dia no LinkedIn foi comprometido em mais de duas vezes o tempo de ação para encaminhar as mensagens corretas. Quanto pode ter custado este Simple lapso?

Tenho uma frase aqui na empresa que aplico para muitas situações com minha equipe diariamente, a repetição chega a ser chata mas o mantra é;

“Ninguém tropeça em montanha. São os detalhes, as pequenas pedras que nos fazem cair”

Multiplique uma ação errada realizada diariamente, por semanas até alguém ou algum cliente que goste e confie na sua empresa te alertar para o problema que está acontecendo,. quantos potenciais clientes irá te custar, é pior, quantos clientes ativos um erro pode custar a sua carteira de vendas?

Expus este evento para destacar o custo que um Ctrl C e Ctrl Você mau aplicado pode custar na rotina de atendimento da empresa, quanto pode custar a carteira de prospecção e imagem da empresa.

Apenas para terminar a história, depois de refazer os contatos com as 15 pessoas para quem eu havia encaminhado a mensagem com erro contabilizei no relógio 5 minutos perdidos, um prejuízo na minha rotina de conversar com os contatos na rede, 5 minutos que poderia ter feito outras ações que gerariam mais vendas ao invés de custar a correção de um erro e um carão de vergonha com os contatos. Mas o cuidado e a atenção em retornar, se desculpar e encaminhar a nova mensagem, é tive que mudar a máscara do texto, gerou novos interessados no trabalho que entrerga com o Simple Pack CRM, não foi de todo o mau, é olhando a metade cheia do copo, foi um bom aprendizado sobre o cuidado com os detalhes na automação de processos e interação com meus potenciais clientes.

Você consegue contabilizar a quantidade de pequenos erros de comunicação no fluxo comercial?

Compartilhe a informação

Precisa aumentar a margem de lucro, invista em automação!

Essa semana desenvolvemos um processo de geração de faturas, dentro do Simple Pack CRM, após status ganho na oportunidade, não era complexo, com tudo era repetitivo, e tomava muito tempo da equipe para fazer os lançamentos após o fechamento do pedido, depois tomada mais tempo da gerencia para conferir os lançamentos e por fim mais tempo com a conferência dos dados que era refeito pelo departamento de faturamento.

O cenário era de retrabalho contante, sem falar na possibilidade de erros de informações que paravam o processo e voltavam, que normalmente geravam atraso no faturamento, entrega, gerava reclamações dos clientes e de todos da equipe.

Para se ter uma ideia do tamanho do prejuízo que a empresa tinha sem perceber, eram necessários cinco minutos do vendedor para preencher a planilha de solicitação de faturamento encaminhar por e-mail para gerente. O gerente comercial precisava de mais 5 minutos para abrir e-mail conferindo os dados e encaminhar para o faturamento. O faturamento demorava mais 10 minutos para receber o e-mail abrir a planilha, conferir os dados, copiar a informação célula por célula e colar no ERP para gerar a fatura e todo workflow de cobrança liberação do pedido.

Uma conta uma conta de rápida temos basicamente 20 minutos de trabalho apenas para um pedido, três pessoas foram envolvidas no processo, cada qual com seu salário e custo operacional e estimando Que estivesse estimando que estivesse tudo certo e a informação fluice sem nenhum problema de ponta a ponta.

O problema saltou às vistas, depois que o cliente debruçou-se sobre o processo e mediu a quantidade de faturas emitidas por mês extraindo a quantidade de acertos e erros do processo, fiquei pasmo com o índice de 12,4% de erros ao longo do mês.

Cerca de 40 faturas emitidas tinham algum problema no processo e voltaram para o vendedor refazer ou para o gerente comercial ajustar a informação, fazendo uma conta rápida 40 erros vezes 20 minutos temos 800 minutos ou 13 horas e 19 minutos de retrabalho e prejuízo.

Temos 176 horas de trabalho úteis em 4 semanas do mês, é ainda fazendo conta o processo de retrabalho apenas para emitir a ordem de faturamento gerava um prejuízo de 7,5%, é mais que muito investimento hoje em dia.

Bem, caminhando para o final feliz da automação, após a entrega todos os processos de fechamento de pedido e solicitação de faturamento ainda eram realizados pelos vendedores, bastando colocar a oportunidade no status “ganho”. O gerente de vendas passou a monitorar um painel com as oportunidades ganhas e aprovar digitalmente passando para o faturamento.

OKoce pode pensar “mas é o mesmo processo”, e você está certo o processo e o mesmo, mas a via de transmissão dos dados e os filtros para evitar o erro não dependem mais da ação individual, eliminando as duplicidades e o retrabalho de escrita de planilhas, e-mails, cópias, respostas e encaminhamento da resposta da cópia do e-mail. Todo passou a fluir em uma única via, centralizando, organizando e automatizando os processos.

Não esqueci do título, o investimento feito para automatizar o processo foi amortizado em menos tempo que o cliente imaginava, com impacto direto na qualidade da informação e qualidade de vida para os funcionários.

Compartilhe a informação

Importância do CRM para a competitividade

Essa semana recebi um arquivo PDF com gráficos sobre a importância da Inovação na vida das empresas.

Os gráficos os gráficos a Viviane o indicador “Importância da Inovação para a competitividade”, existe 80% dos entrevistados apontaram como essencial a prioridade.

É curioso é curioso como por vezes temos o entendimento que Inovar seja apenas trabalhar com coisas novas, contudo o termo também indica realizar algo que nunca havia sido feito antes, neste ponto convido o leitor avaliar o que ainda não fez no seu dia a dia.

Debate pronto pode ter certeza que você terá que fazer força para encontrar algo alguma ação que você ainda não tenha realizado no seu dia a dia. Vivemos em um círculo de informação e ações com tamanha velocidade que os detalhes passam despercebidos.

Quer um exemplo prático?

Quantos Quantos contatos você tem na sua caixa de e-mail, destes quantos por cento você trocou mensagens dos últimos 3 meses, por fim você consegue classificar os assuntos que foram trocados com essas pessoas?

É bem provável é bem provável que ainda não tenha tido esta preocupação, e depois de ler o trecho acima você talvez de você perguntar porquê esta informação seria relevante.

Para darmos relevância aos números acima vamos expandir a visão e buscar os dados de todas as caixas de e-mail de toda sua equipe, claro que teremos cadastros repetidos, uma parte significante com dados desatualizados, mas este não é o ponto. O que nos interessa é saber o tamanho da carteira de clientes ativos que sua empresa tem e quanto, quando é como seu time conversa com esta carteira.

OK, vamos detalhar o exercício, por que é tão difícil alcançar a meta de faturamento sem ter que conceder descontos e alongar a forma de pagamento para poder fechar pedidos. Provavelmente seus vendedores devem reclamar da concorrência, do valor do Dólar, das condições de pagamento, da crise, etc., mas o real motivo para ter dificuldade em bater as metas ninguém consegue explicar.

Voltando para o assunto dos e-mails, saber o quanto é quando seu time conversa com os clientes para gerar novos orçamentos, negociar fechamentos, entender ou visualizar os assuntos que estão relacionados com as conversas para oferecer novidades de produtos e serviços, ou até antecipar ações.

Ter um CRM como o Simple Pack na empresa te ajuda a centralizar as informações, organizar os dados e automatizar os processos corriqueiros, como uma simples ação de agradecimento por um pedido fechado ou por ter recebido um de seus vendedores em uma visita.

Gerenciar o relacionamento com o cliente quer dizer estudar os número gerados diariamente, comparar os indicadores e tomar decisões com segurança.

Como podemos inovar hoje?

Fazendo algo diferente do corriqueiro, como por exemplo desenhar o processo de prospecção de novos clientes ou o processo de geração de propostas com as etapas do funil de vendas.

Compartilhe a informação

Sonhe grande, comece pequeno.

Todo projeto inicia com uma idéia que soluciona uma demanda. Com o CRM não é diferente, começa com a necessidade de ter informações organizadas, compreender o fluxo das vendas, o vai e vem dos clientes, os processos que a equipe realiza e os resultados alcançados. Contudo destina-se a responder uma pergunta:

Quanto vamos faturar este mês?

Os problemas começam ao enumerar as necessidades versos as possibilidades que a automação possibilita, e o que deveria começar com a organização dos dados parte para integrações com ERP, site, sistema de logística, aplicativos de apontamento de horas, controle de despesas, reembolsos e uma lista sem fim.

Organizar os dados, cadastro de empresas, os contatos que nelas trabalham separado dos potenciais clientes, parece pouco mas sem esta fundação, ou base de dados, bem estruturada não é possível extrair relatórios ou comparativos.

Sendo prático, basta questionar quantos Clientes, empresas ou pessoas que já compraram algum de seus produtos ou serviços, deixando claro que o monte de cartões que vamos trocando e pegando no dia a dia não quer dizer que sejam clientes, potenciais são apenas isso uma possibilidade.

Administrar administrar a ansiedade de ter tudo pronto de imediato versus o trabalho necessário para se ter a informação organizada Centralizado em automatizada é muito grande no início de qualquer implementação de sistema, o caminho bastante prático que desenvolveu ao longo desses anos foi ao me deparar com as solicitações de integração e automação, em via de regra, procuro testar se estamos tratando de uma ideia ou de um processo que já funciona, automatizar processos manuais que já funciona no dia a dia é o primeiro passo, contudo não podemos esquecer organizar a base de dados não é possível nenhuma automação.

Sempre sempre comento em meus vídeos e artigos uma fala de Leonardo Da Vinci “a sofisticação está na simplicidade” o projeto bem-sucedido de implantação do sistema de gestão de relacionamento com o cliente começa com um cadastro bem feito.

Compartilhe a informação

9 minutos com CRM

Quanto você é capaz de produzir na área comercial AM apenas 9 minutos?

Esta semana estava conversando com um potencial cliente explicando sobre captação de potenciais e prospecção automática quando ele pediu que demonstrasse.

Conectamos por Skype é compartilhei minha tela de trabalho com ele, a empresa dele trabalha com representantes e no site havia uma lista com 60 contatos. Pois bem, com os famosos “Control C e Control V ” selecionei a relação do site, colei em uma planilha de Excel, coloquei na primeira linha a indicação do nome das colunas e abri o módulo de potenciais do Simple Pack CRM.

Selecionei a função importar, segui com o procedimento de selecionar a planilha na área de trabalho, apontei os campos pelo nome das colunas da planilha e mandei importar, 60 novos registros foram criados. Como todos estavam atribuídos para meu usuário ele provocou, como distribuiria para meus representantes, apresentei para ele o módulo de Workflow e demos terei como criar uma automação de atribuição de potenciais ou leads para meus representantes usando o ddd dos telefones para atribuir para cada um por região e incrementei com a função de encaminhar um e-mail de prazer em conhecer colocando na assinatura o nome do representante e a referência de como havia conseguido o endereço de e-mail do destinatário.

Acessei o módulo de e-mails e modelos de e-mails para montar a carta de prazer em conhecer, inseri os campos de mescla, colei a assinatura com dados variáveis e salvei o modelo.

Voltei para a lista de potenciais, filtrei pela data do dia e vieram os 68 registros criados até então no dia.

Selecionei a lista, desmarquei os que não faziam parte da lista de representantes da empresa e acionei o comando para executar o Workflow que acabara de criar. o Simple Pack CRM disparou em segundos 60 mensagens personalizadas para cada representante da empresa e um alerta de atribuição para meus representantes avisando que novos potenciais haviam sido atribuídos.

No histórico de cada um estava a mensagem foi e-mail de prazer em conhecer e uma ligação de primeiro contato programada para o dia seguinte ao cadastro, esta rotina já tinha montado em outra demonstração.

Bem, demorei mais tempo para escrever este artigo, revisar e programar para publicar do que demorei para captar 60 novo potenciais clientes e fechar o pedido com o potencial para quem estava demonstrando o Simple Pack CRM.

Tempo da chamada no Skype, 9 minutos e 32 segundos.

A competitividade está na tecnologia e na automação, não é possível ser competitivo trabalhando com controles artesanais em planilhas e dependendo de caixas abarrotadas de e-mails.

O que você consegue produzir em 9 minutos?

Gostaria de receber seu comentário abaixo deste artigo.

Compartilhe a informação

500 e-mails

Com quantas pessoas você consegue conversar por e-mail por dia?

Uma uma das grandes ferramentas que a internet popularizou foi o e-mail, com ele podemos registrar nossas conversas, trocar informações, enviar arquivos, criar grupos de debate e mais uma infinidade de aplicações no dia a dia.

Contudo, da mesma maneira que o e-mail facilita a comunicação ele também é o pior vilão que temos na gestão do tempo, das centenas de mensagens não lidas, boa parte são spams. Algumas são mensagens com assuntos que não estão ligados ao nosso trabalho, e apenas uma pequena parte desse universo refere-se ao dia a dia da área comercial.

Como resultado deste fluxo de informação temos caixas de entrada com gigas de informação, não lidas ou perdidas como em um “Arquivo Morto”. Toda vez que precisamos buscar informações o trabalho torna-se hercúleo tentando quantificar ou qualificar os dados que estão gravados entre as centenas de milhares de mensagens arquivadas.

Se você se você pensar em mandar uma mala direta como faria para disparar?

Colocaria colocaria com cópia oculta?

Completaria completaria uma das dezenas de ferramentas de mala direta?

Compraria compraria bases e mais bases de listas de e-mail de pessoas que você ainda não tem nenhum contato?

E depois e depois diz padaria milhares de e-mails em um único dia e como faria para administrar o retorno?

Boa boa parte das pernas de campanhas de marketing está associada ao não retorno ou a não responder O Retorno dos contatos, a equipe de marketing ponta campanha pensa uma peça faz um disparo e quando tem o Retorno dos e-mails de resposta, normalmente, acabou entrando junto com centenas de outras mensagens que não são respondidas.

Trabalhar trabalhar com o Simple pack CRM permite não apenas disparar centenas e milhares de e-mails personalizados e direcionados como se fosse escritos um a um, mas também encaminhar e acompanhar o retorno das suas mensagens com Automação e workflow para dar andamento prospecção e início de relacionamento com potenciais clientes.

Tem tem escrito por muitos artigos Qual o propósito do Simple Pack CRM que é centralizar organizar e automatizar processos, não é possível entregar resultados e prosperar na área comercial se não houver organização e automação.

Convido a visitar a breve apresentação http://www.solucoesemcrm.com.br/potencial/fale_conosco apenas um minuto de apresentação conseguimos detalhar muito bem a automação e importância deste processo.

Compartilhe a informação

CRM, você tem um projeto comercial?

Qual seu projeto comercial?

Iniciei um e-mail de resposta para um potencial com esta pergunta, na conversa ele estava cotando a contratação do Simple Pack CRM e tinha pressa para implantar a plataforma, pois ia participar de uma feita em menos de 30 dias e queria tirar pedidos no CRM  e encaminhar para o ERP.

A expectativa e visão eram viáveis até eu perguntar qual seria o fluxo de trabalho.
Para vislumbrar a situação do potencial; as pessoas visitariam o Stand da empresa, as recepcionistas e vendedores cadastrariam nome, e-mail e empresa para registrar a visita?
Ao solicitar um orçamento, qual o caminho que os vendedores deveriam realizar, pesquisar se a pessoa já havia sido cadastrada, ou cria o cadastro para depois mesclar os repetidos, abrir um orçamento abaixo do cadastro do potencial e selecionar os produtos para montar a proposta, mas antes quais as linhas de produtos para apresentar na feira, qual o preço, quando seria inserido na base de dados para disponibilizar para os vendedores?
Emitir o pedido e encaminhar para o ERP faturar e a ordem de envio de mercadoria, o ERP tem regras para entrada do cadastro de empresas e pessoa físisca, como o CNPJ e CPF que devem ser validados para poder emitir a NF e cobrança, como e quando fazer a integração entre as duas ferramentas?
Automatizar um processo carece de formalizar a ações passo a passo e testar para ter certeza que funciona, sem este procedimento não há como garantir o resultado correto no final do processo.
Implantar um CRM na empresa parte de um projeto comercial, quando a implantação é realizada por “osmose” com o fluxo existente o tempo de efetivação do projeto é mais longo, contudo os detalhes dos processos tem menos revisões e erros pois são testados na prática no dia-a-dia.
É compreensível a expectativa em ter “tudo integrado e automatizado”, porém para atingir este cenário é preciso planejamento e empenho na formalização dos processos, montar uma base de trabalho. Como se diz no popular, “é preciso ter a fundação para depois subir as paredes para apoiar o telhado”, não dá para inverter a ordem.
Caso você esteja buscando uma Solução de CRM para sua empresa, tenha em mente que depois de contratar o software ou plataforma de trabalho será necessário investir tempo e horas de trabalho para formalizar os processos, treinar a equipe e acompanhar as informações para ajustar e aprimorar os resultados do seu time.

Compartilhe a informação

Por que automatizar?

Desde o princípio dos tempos o homem cria máquinas e dispositivos para realizar o trabalho pesado, depois da invenção da roda as possibilidades tornaram-se infinitas.

Pois bem, com a revolução digital encontramos novas fronteiras para automatizar o trabalho braçal. Veja como exemplo esse artigo, ele foi todo construído a partir de uma “conversa que tive com meu celular” e “ele” está integrado com o site da Soluções em CRM no blog da CRM Magazine que está integrado com as redes sociais.

A partir de apenas um clique para publicar, multipliquei a informação para milhares de pessoas que tem acesso ao site e para os contatos nas redes sociais, o trabalho que demoraria horas para ser editado, conferido e publicado passou a ser feito em apenas alguns minutos.

Compartilhe a informação