Follow-up em massa

Como ter realizado o processo de formação das propostas que vocês geram aí na empresa?

Aqui na Soluções em CRM nós fazemos o Follow up através de ligações e de e-mails, devo dizer que a maior parte da comunicação é feita por e-mail.

Utilizamos o Simple Pack CRM para a geração das proposta no dia a dia, esta facilidade permite gerar grande volume de oportunidades, nosso time comercial consegue formalizar as propostas com apenas alguns cliques no Smartphone, é nesse ponto temos um agradável problema, dar conta de acompanhar todas as propostas, por telefone acaba sendo um trabalho hercúleo, então o e-mail acaba sendo a via rápida.

Contudo, mesmo a comunicação por e-mail exige um tempo para redação, montagem e envio de cada mensagem para cada contato de cada proposta. É nesse momento que a funcionalidade de Workflow do Simple Pack CRM se apresenta como um excelente recurso, pois podemos automatizar o processo descrito acima, utilizando os modelos de e-mail com mescla automática, e uma única carta torna-se centenas de cartas, o envio que tomaria algumas horas é realizado em minutos.

No artigo anterior escrevi sobre o custo da operação no dia a dia, aproveito este novo artigo para relembrar e destacar a importância da automação dos processos do dia a dia das empresas, de todos os tamanhos.

Compartilhe a informação

Estamos perdendo a noção do que é automação?

Para usar um exemplo bem simples convido o honrado leitor a abrir a calculadora do seu Smartphone e procurar a função de cálculo da raiz quadrada.

Se você pressionar o símbolo de raiz quadrada seguido do número 25, seguido do igual você encontrará como resultado o número 5, simples e “todo mundo sabe”. Contudo se formos explicar como funciona a regra de fatoração para calcular raiz quadrada de 25 a conversa fica bem diferente.

Passado esse momento nerd, porque Raios estou usando matemática para explicar o ponto inicial?

Pelo fato de ninguém mais no planeta se preocupar como se calcula uma raiz quadrada, basta apertar um botão e pronto lá estará o resultado. Para chegarmos nesta maravilha a humanidade demorou algumas décadas, lógico depois do conceito de fatoração de raiz quadrada serem criadas há alguns séculos, houve a invenção de calculadoras mecânicas, evoluindo para as réguas de cálculo e por fim um salto para o pulso elétrico dentro de um grupo de transistores ligados pelo circuito impresso.

Note que para apenas criar uma visão distante o tanto de história que tive que percorrer.

Automação do acesso à informação na área comercial tem como base a mesma, longa e detalhada história da raiz quadrada, nossa sorte é que já temos um monte de teclas que fazem um monte de cálculos que não temos que nos preocupar como são feitos, pois sempre trarão o resultado correto, o desafio no presente é juntar essas teclas, e recursos, para automatizar novos processos e atingir resultados cada vez mais rápido.

Vamos trazer esta conversa para o mundo de vendas e marketing, quando o Internauta entra no site da sua empresa e ele preenche os dados no formulário de “Fale Conosco”, quanto tempo demora até que alguém a empresa entre em contato com esta pessoa?

É um processo simples, alguém está interessado no que você vende e alguém da sua empresa tem que ligar de volta para essa pessoa. Chegamos exatamente do mesmo processo de cálculo de uma raiz quadrada por fatoração, é preciso olhar o processo de perto, compreender como funciona, e aí criar dispositivos ou máquinas que reproduzam de forma exata os processos e rápida resultados.

Investir numa solução de CRM, como o Simple Pack CRM, é contratar uma ferramenta que trará resultados precisos e rápidos, que permitem o conforto de não ter que se preocupar como as operações que são realizadas, mas sim com os resultados que são obtidos.

Convido novamente o leitor a um rápido exercício, para compreender o que o Simple Pack CRM oferece, basta pressionar a função raiz quadrada na calculadora do seu Smartphone, não importando o número que deseja calcular o tempo da resposta será, dentro de uma margem, sempre o mesmo.

Tecnologia não é nada mais nem menos do que o estudo da técnica.

Compartilhe a informação

Quanto esforço é necessário para ter informação?

Quer entender porque é importante ter um software de CRM como plataforma de trabalho na sua empresa?

Dentre todas as perguntas que podem ser feitas, a mais relevante para que você tenha uma percepção ampla da importância de um software de CRM é com certeza:

“Quanto esforço é necessário para conseguir informações com a sua equipe comercial?”

É bastante comum no dia a dia encontrar gestores da área de vendas que trabalham utilizando e-mails, ou o sistema de mensagens via WhatsApp, para conseguir informações com seus vendedores, alguns montam planilhas bastante elaboradas e pedem para a equipe preencher as informações e enviar por e-mail, ou gravar em uma pasta do Google drive é por aí vai.

Como todo processo no início as pessoas realizam as tarefas solicitadas, mas com o tempo acabam deixando de lado, ou por falta de tempo devido à sobrecarga de tarefas ou por perceber que ninguém está acompanhando as informações.

Também temos as famosas reuniões de equipe, algumas mais organizadas outras nem tanto, estruturadas para passar informações, direcionar o trabalho da equipe, para receber de volta o status atualizando ou evolução das ações realizadas para atingir a meta de vendas.

Perceba que todas as ações acima implicam em tempo e energia tanto do gestor comercial quanto da sua equipe, existe uma quantidade de horas que poderiam estar sendo aplicadas em ações práticas de vendas, negociação ou até manutenção de relacionamento com os clientes, gerando a necessária e perseguida meta de faturamento. Mas este tempo importante é empregado para organizar e registrar informações, é claro que são importantes, mas o processo no final acaba sendo uma âncora que vai se arrastando no dia a dia, tirando a produtividade do gestor comercial e da sua equipe.

O Simple Pack CRM é uma solução que centraliza os dados, organiza as informações auxiliar na automação dos processos de vendas, Ok eu sei que esse é o discurso que eu sempre aplico nas minhas apresentações, mas esta é a base para simplificar o dia-a-dia do time de vendas ,oferecendo uma ferramenta que complementa e simplifica o registro das informações, organizar estes dados para se transformar em indicadores e relatórios práticos, e confiáveis, para você que administra a área comercial.

Enquanto enquanto estava escrevendo esse artigo utilizei o Simple Pack para encaminhar um e-mail de follow-up para meus potenciais clientes que vieram do LinkedIn, e do site, estou falando em 6.000 contatos, montei uma carta básica com campos para a mescla da informação eu disparei com a função de workflow o envio dos e-mails.

Convido o honrado leitor a navegar na página de recursos do nosso site http://www.solucoesemcrm.com.br/recursos

Compartilhe a informação

Automação = resultado

Depois de publicar meu último artigo sobre planejamento para 2019, acessei minha conta no LinkedIn, montei um pequeno script de trabalho para poder conversar com todos os contatos de São Paulo, para quem não conhece esse é um filtro que podemos aplicar na lista de contatos que temos.

Selecionei uma lista de 471 pessoas, na página de resposta da pesquisa vinham listadas apenas 10 pessoas, com o recurso que tinha em mãos montei um pequeno texto falando sobre o planejamento da automação para ano que vem, então de perfil em perfil fui acessando as páginas enviando uma mensagem simples, com o breve “Olá” o nome da pessoa e colava a mensagem, depois de 364 contatos realizados a página do LinkedIn abriu um alerta informando que é proibido realizar ou utilizar softwares de automação para contatos dentro da rede.

O mais curioso foi que o processo que eu realizei foi manual e acessando página a página, tomo o cuidado de conversar com cada um dos contatos que tenho na rede, contudo a velocidade com que realizei os acessos e envio das mensagens ficou semelhante a uma máquina trabalhando.

Pois bem este é o ponto que quero chegar, automatizar o processo necessariamente não requer um software ou equipamento especial, uma simples análise de uma ação repetitiva, seguido da sua organização e aprimoramento do processo é capaz de gerar resultados expressivos.

Vender não tem segredo, é tudo uma questão de estatística e probabilidade, quanto mais definido for o processo melhores serão as chances, e com uma ferramenta ou método de registro dos dados para poder comparar e aprimorar o processo é possível aumentar os resultados expressivamente.

Apenas apenas para não perder a oportunidade em falar do Simple pack CRM, nosso produto oferece uma solução robusta e madura para apoiar a operação no dia a dia das equipes, centralizando os dados, organizando em informações e permitindo automatizar os processos para gerar mais resultados em vendas ou  no atendimento ao cliente.

Compartilhe a informação

Vender em série como Ford

A grande revolução do século 20 foi a conceituação e montagem da primeira linha de automóveis em série feita por Henry Ford.  Ele não foi o inventor do carro, mas foi quem que liderou os grandes pensadores na direção do conceito de montar uma linha de produção sequenciada de automóveis.
Seu slogan era “Vocês podem comprar todos os meus carros pretos”
Todos os carros produzidos na linha de montagem seguiam um rigoroso padrão de peças processos e o que era o jargão principal da companhia.
Com a padronização dos processos Ford mudou completamente a regra do jogo e o formato de comercialização do ramo automotivo. Como produzia muito, e em série, tinha preços muito competitivos, assim seus carros foram vendidos ao redor do planeta e em muito pouco tempo a Ford tornou-se o gigante do mercado automotivo.
Trazendo para os dias atuais, devemos olhar para o exemplo de Ford e dedicar nossos esforços na organização e padronização dos processos da empresa, assim como na época Ford iniciou a primeira linha de montagem, e conquistou o mercado por conta ser o único com organização e padronização seriada, tudo mudou para quem insistia em  fazer o automóvel sem padrões e processos, o custo de tudo ser especial tirava a competitividade e as oportunidades eram perdidas para a “novidade”.
Ao implantar o Simple Pack CRM, você conseguirá padronizar os processos e procedimentos que a sua equipe realiza no dia a dia, com informações você conseguirá melhorar esses processos, eliminar o retrabalho e tirar gargalos que comprometem a sua produtividade.
Assim como Ford foi o pioneiro padronizando a forma de fabricar carros em série, pense em padronizar seus processos da área comercial, e demais departamentos, para poder vender mais padrões de vendas com tempo menor atendendo mais clientes em menos tempo.
Com o Simple Pack CRM, você se livra do custo de licença por usuário, do custo da implantação e do interminável “desenvolvimento de projeto complexo” que demora para implementar. Simples, rápido e completo, assim como Ford nós repensamos o formato de implementação do CRM para trabalhar em série e atender com qualidade ao maior número de clientes sendo diferente e único no mercado de tecnologia da informação.

Compartilhe a informação

Organizar para prosperar

Estava conversando com o cliente e me veio insite com a vida na área de vendas fica mais fácil quando temos todas as informações organizadas.

E aqui não estou falando apenas do cadastro dos potenciais clientes ou das empresas, estou falando do registro das informações abaixo das pessoas com quem estamos conversando, Trocando em Miúdos o registro das ligações, e-mail soluções tarefas propostas chamados oportunidades e tudo mais que a equipe conversa com o cliente.

Repassando o histórico dos nossos clientes mais antigos, encontrar registros das primeiras propostas que enviamos no ano de 2004, pude Abrir os documentos que ainda estão arquivados dentro do Simple pack e comparar o padrão que trabalhamos hoje. Fiquei impressionado com a diferença de detalhes e o processo de fechamento de pedido, hoje emitir uma proposta para implantar CRM em um cliente é muito mais rápido e prático do que a 14 anos atrás, Ter essas informações amor nos dá uma realidade de quanto evoluímos, E também o que podemos melhorar o processo atual.

Fiz um grande volume indicadores no Google com as buscas de palavras-chave sobre o que é CRM, se eu puder sintetizar em uma frase breve penso que seja na prática ter o registro das interações com os clientes armazenadas e organizadas.

E assim, para gastar um pouco de Tecnologia enquanto escrever este artigo recebi o e-mail de um potencial com uma resposta curta e grossa dizendo que não tinha recebido nenhum e-mail de minha parte, bastou acessar o cadastro dele e ver no histórico que tinhamos trocados mais de 20 e-mails, incluindo as respostas que ele havia me encaminhando, e foi aí quem entende o volume de informações que trabalhamos hoje em dia não permite mais o capricho de gravar tudo na memória, ou gravar tudo de cabeça, para ser competitivo e prosperar é preciso ter tecnologia que faça o trabalho pesado de guardar e organizar as informações para que possamos acessar rapidamente e tomar decisões com segurança.

Compartilhe a informação

Automatizar o erro

Investir em tecnologia e determinante para ter competitividade. Contudo investir em automação sem o cuidado com o processo pode gerar resultados catastróficos.

Vou usar como exemplo o que aconteceu comigo há alguns dias respondendo mensagens no LinkedIn;

Para poder conversar com os mais de 29800 contatos na rede, tenho algumas máscaras de respostas que utilizo para interagir com os contatos, pois bem, neste dia estava respondendo ao cumprimento por mais um ano como fornecedor de CRM quando apliquei a máscara e sem me dar conta o conteúdo estava com o nome do primeiro contato que respondi, depois de 15 contatos respondendo com a máscara me dei conta do equívoco, é detalhe sei que foram 15 mensagens com erro por que tive que voltar me desculpando pelo equívoco e reencaminhar o agradecimento correto.

Você pode dizer “OK, acontece talvez as pessoas não tivessem notado…”, mas é se notaram? Não tem nada mais desagradável do que ser tratado como massa de dados, apenas mais um na base de dados, a reação de apatia ao contato e desconexão é imediata quando este sentimento de instala.

Por este motivo fiz questão de voltar e refazer duas tarefas, me desculpar e encaminhar novamente.

Gerenciar o relacionamento com o Cliente e prestar muita atenção nestes indicadores, veja o trabalho de responder as mensagens de um dia no LinkedIn foi comprometido em mais de duas vezes o tempo de ação para encaminhar as mensagens corretas. Quanto pode ter custado este Simple lapso?

Tenho uma frase aqui na empresa que aplico para muitas situações com minha equipe diariamente, a repetição chega a ser chata mas o mantra é;

“Ninguém tropeça em montanha. São os detalhes, as pequenas pedras que nos fazem cair”

Multiplique uma ação errada realizada diariamente, por semanas até alguém ou algum cliente que goste e confie na sua empresa te alertar para o problema que está acontecendo,. quantos potenciais clientes irá te custar, é pior, quantos clientes ativos um erro pode custar a sua carteira de vendas?

Expus este evento para destacar o custo que um Ctrl C e Ctrl Você mau aplicado pode custar na rotina de atendimento da empresa, quanto pode custar a carteira de prospecção e imagem da empresa.

Apenas para terminar a história, depois de refazer os contatos com as 15 pessoas para quem eu havia encaminhado a mensagem com erro contabilizei no relógio 5 minutos perdidos, um prejuízo na minha rotina de conversar com os contatos na rede, 5 minutos que poderia ter feito outras ações que gerariam mais vendas ao invés de custar a correção de um erro e um carão de vergonha com os contatos. Mas o cuidado e a atenção em retornar, se desculpar e encaminhar a nova mensagem, é tive que mudar a máscara do texto, gerou novos interessados no trabalho que entrerga com o Simple Pack CRM, não foi de todo o mau, é olhando a metade cheia do copo, foi um bom aprendizado sobre o cuidado com os detalhes na automação de processos e interação com meus potenciais clientes.

Você consegue contabilizar a quantidade de pequenos erros de comunicação no fluxo comercial?

Compartilhe a informação

Precisa aumentar a margem de lucro, invista em automação!

Essa semana desenvolvemos um processo de geração de faturas, dentro do Simple Pack CRM, após status ganho na oportunidade, não era complexo, com tudo era repetitivo, e tomava muito tempo da equipe para fazer os lançamentos após o fechamento do pedido, depois tomada mais tempo da gerencia para conferir os lançamentos e por fim mais tempo com a conferência dos dados que era refeito pelo departamento de faturamento.

O cenário era de retrabalho contante, sem falar na possibilidade de erros de informações que paravam o processo e voltavam, que normalmente geravam atraso no faturamento, entrega, gerava reclamações dos clientes e de todos da equipe.

Para se ter uma ideia do tamanho do prejuízo que a empresa tinha sem perceber, eram necessários cinco minutos do vendedor para preencher a planilha de solicitação de faturamento encaminhar por e-mail para gerente. O gerente comercial precisava de mais 5 minutos para abrir e-mail conferindo os dados e encaminhar para o faturamento. O faturamento demorava mais 10 minutos para receber o e-mail abrir a planilha, conferir os dados, copiar a informação célula por célula e colar no ERP para gerar a fatura e todo workflow de cobrança liberação do pedido.

Uma conta uma conta de rápida temos basicamente 20 minutos de trabalho apenas para um pedido, três pessoas foram envolvidas no processo, cada qual com seu salário e custo operacional e estimando Que estivesse estimando que estivesse tudo certo e a informação fluice sem nenhum problema de ponta a ponta.

O problema saltou às vistas, depois que o cliente debruçou-se sobre o processo e mediu a quantidade de faturas emitidas por mês extraindo a quantidade de acertos e erros do processo, fiquei pasmo com o índice de 12,4% de erros ao longo do mês.

Cerca de 40 faturas emitidas tinham algum problema no processo e voltaram para o vendedor refazer ou para o gerente comercial ajustar a informação, fazendo uma conta rápida 40 erros vezes 20 minutos temos 800 minutos ou 13 horas e 19 minutos de retrabalho e prejuízo.

Temos 176 horas de trabalho úteis em 4 semanas do mês, é ainda fazendo conta o processo de retrabalho apenas para emitir a ordem de faturamento gerava um prejuízo de 7,5%, é mais que muito investimento hoje em dia.

Bem, caminhando para o final feliz da automação, após a entrega todos os processos de fechamento de pedido e solicitação de faturamento ainda eram realizados pelos vendedores, bastando colocar a oportunidade no status “ganho”. O gerente de vendas passou a monitorar um painel com as oportunidades ganhas e aprovar digitalmente passando para o faturamento.

OKoce pode pensar “mas é o mesmo processo”, e você está certo o processo e o mesmo, mas a via de transmissão dos dados e os filtros para evitar o erro não dependem mais da ação individual, eliminando as duplicidades e o retrabalho de escrita de planilhas, e-mails, cópias, respostas e encaminhamento da resposta da cópia do e-mail. Todo passou a fluir em uma única via, centralizando, organizando e automatizando os processos.

Não esqueci do título, o investimento feito para automatizar o processo foi amortizado em menos tempo que o cliente imaginava, com impacto direto na qualidade da informação e qualidade de vida para os funcionários.

Compartilhe a informação

Importância do CRM para a competitividade

Essa semana recebi um arquivo PDF com gráficos sobre a importância da Inovação na vida das empresas.

Os gráficos os gráficos a Viviane o indicador “Importância da Inovação para a competitividade”, existe 80% dos entrevistados apontaram como essencial a prioridade.

É curioso é curioso como por vezes temos o entendimento que Inovar seja apenas trabalhar com coisas novas, contudo o termo também indica realizar algo que nunca havia sido feito antes, neste ponto convido o leitor avaliar o que ainda não fez no seu dia a dia.

Debate pronto pode ter certeza que você terá que fazer força para encontrar algo alguma ação que você ainda não tenha realizado no seu dia a dia. Vivemos em um círculo de informação e ações com tamanha velocidade que os detalhes passam despercebidos.

Quer um exemplo prático?

Quantos Quantos contatos você tem na sua caixa de e-mail, destes quantos por cento você trocou mensagens dos últimos 3 meses, por fim você consegue classificar os assuntos que foram trocados com essas pessoas?

É bem provável é bem provável que ainda não tenha tido esta preocupação, e depois de ler o trecho acima você talvez de você perguntar porquê esta informação seria relevante.

Para darmos relevância aos números acima vamos expandir a visão e buscar os dados de todas as caixas de e-mail de toda sua equipe, claro que teremos cadastros repetidos, uma parte significante com dados desatualizados, mas este não é o ponto. O que nos interessa é saber o tamanho da carteira de clientes ativos que sua empresa tem e quanto, quando é como seu time conversa com esta carteira.

OK, vamos detalhar o exercício, por que é tão difícil alcançar a meta de faturamento sem ter que conceder descontos e alongar a forma de pagamento para poder fechar pedidos. Provavelmente seus vendedores devem reclamar da concorrência, do valor do Dólar, das condições de pagamento, da crise, etc., mas o real motivo para ter dificuldade em bater as metas ninguém consegue explicar.

Voltando para o assunto dos e-mails, saber o quanto é quando seu time conversa com os clientes para gerar novos orçamentos, negociar fechamentos, entender ou visualizar os assuntos que estão relacionados com as conversas para oferecer novidades de produtos e serviços, ou até antecipar ações.

Ter um CRM como o Simple Pack na empresa te ajuda a centralizar as informações, organizar os dados e automatizar os processos corriqueiros, como uma simples ação de agradecimento por um pedido fechado ou por ter recebido um de seus vendedores em uma visita.

Gerenciar o relacionamento com o cliente quer dizer estudar os número gerados diariamente, comparar os indicadores e tomar decisões com segurança.

Como podemos inovar hoje?

Fazendo algo diferente do corriqueiro, como por exemplo desenhar o processo de prospecção de novos clientes ou o processo de geração de propostas com as etapas do funil de vendas.

Compartilhe a informação

Sonhe grande, comece pequeno.

Todo projeto inicia com uma idéia que soluciona uma demanda. Com o CRM não é diferente, começa com a necessidade de ter informações organizadas, compreender o fluxo das vendas, o vai e vem dos clientes, os processos que a equipe realiza e os resultados alcançados. Contudo destina-se a responder uma pergunta:

Quanto vamos faturar este mês?

Os problemas começam ao enumerar as necessidades versos as possibilidades que a automação possibilita, e o que deveria começar com a organização dos dados parte para integrações com ERP, site, sistema de logística, aplicativos de apontamento de horas, controle de despesas, reembolsos e uma lista sem fim.

Organizar os dados, cadastro de empresas, os contatos que nelas trabalham separado dos potenciais clientes, parece pouco mas sem esta fundação, ou base de dados, bem estruturada não é possível extrair relatórios ou comparativos.

Sendo prático, basta questionar quantos Clientes, empresas ou pessoas que já compraram algum de seus produtos ou serviços, deixando claro que o monte de cartões que vamos trocando e pegando no dia a dia não quer dizer que sejam clientes, potenciais são apenas isso uma possibilidade.

Administrar administrar a ansiedade de ter tudo pronto de imediato versus o trabalho necessário para se ter a informação organizada Centralizado em automatizada é muito grande no início de qualquer implementação de sistema, o caminho bastante prático que desenvolveu ao longo desses anos foi ao me deparar com as solicitações de integração e automação, em via de regra, procuro testar se estamos tratando de uma ideia ou de um processo que já funciona, automatizar processos manuais que já funciona no dia a dia é o primeiro passo, contudo não podemos esquecer organizar a base de dados não é possível nenhuma automação.

Sempre sempre comento em meus vídeos e artigos uma fala de Leonardo Da Vinci “a sofisticação está na simplicidade” o projeto bem-sucedido de implantação do sistema de gestão de relacionamento com o cliente começa com um cadastro bem feito.

Compartilhe a informação