Precisa aumentar a margem de lucro, invista em automação!

Essa semana desenvolvemos um processo de geração de faturas, dentro do Simple Pack CRM, após status ganho na oportunidade, não era complexo, com tudo era repetitivo, e tomava muito tempo da equipe para fazer os lançamentos após o fechamento do pedido, depois tomada mais tempo da gerencia para conferir os lançamentos e por fim mais tempo com a conferência dos dados que era refeito pelo departamento de faturamento.

O cenário era de retrabalho contante, sem falar na possibilidade de erros de informações que paravam o processo e voltavam, que normalmente geravam atraso no faturamento, entrega, gerava reclamações dos clientes e de todos da equipe.

Para se ter uma ideia do tamanho do prejuízo que a empresa tinha sem perceber, eram necessários cinco minutos do vendedor para preencher a planilha de solicitação de faturamento encaminhar por e-mail para gerente. O gerente comercial precisava de mais 5 minutos para abrir e-mail conferindo os dados e encaminhar para o faturamento. O faturamento demorava mais 10 minutos para receber o e-mail abrir a planilha, conferir os dados, copiar a informação célula por célula e colar no ERP para gerar a fatura e todo workflow de cobrança liberação do pedido.

Uma conta uma conta de rápida temos basicamente 20 minutos de trabalho apenas para um pedido, três pessoas foram envolvidas no processo, cada qual com seu salário e custo operacional e estimando Que estivesse estimando que estivesse tudo certo e a informação fluice sem nenhum problema de ponta a ponta.

O problema saltou às vistas, depois que o cliente debruçou-se sobre o processo e mediu a quantidade de faturas emitidas por mês extraindo a quantidade de acertos e erros do processo, fiquei pasmo com o índice de 12,4% de erros ao longo do mês.

Cerca de 40 faturas emitidas tinham algum problema no processo e voltaram para o vendedor refazer ou para o gerente comercial ajustar a informação, fazendo uma conta rápida 40 erros vezes 20 minutos temos 800 minutos ou 13 horas e 19 minutos de retrabalho e prejuízo.

Temos 176 horas de trabalho úteis em 4 semanas do mês, é ainda fazendo conta o processo de retrabalho apenas para emitir a ordem de faturamento gerava um prejuízo de 7,5%, é mais que muito investimento hoje em dia.

Bem, caminhando para o final feliz da automação, após a entrega todos os processos de fechamento de pedido e solicitação de faturamento ainda eram realizados pelos vendedores, bastando colocar a oportunidade no status “ganho”. O gerente de vendas passou a monitorar um painel com as oportunidades ganhas e aprovar digitalmente passando para o faturamento.

OKoce pode pensar “mas é o mesmo processo”, e você está certo o processo e o mesmo, mas a via de transmissão dos dados e os filtros para evitar o erro não dependem mais da ação individual, eliminando as duplicidades e o retrabalho de escrita de planilhas, e-mails, cópias, respostas e encaminhamento da resposta da cópia do e-mail. Todo passou a fluir em uma única via, centralizando, organizando e automatizando os processos.

Não esqueci do título, o investimento feito para automatizar o processo foi amortizado em menos tempo que o cliente imaginava, com impacto direto na qualidade da informação e qualidade de vida para os funcionários.

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